Jadvalni uchrashuv nuqtasidan boshlab tuzing
Joyning kirish eshigi va guruh yig‘iladigan nuqtani tasdiqlang. Hamma birga kelishi shartmi va ularni kim kutib olishini so‘rang. Transport alohida tashkil etilsa, haydovchi yoki hamrohga tashkilotchidagi bilan bir xil yozma ko‘rsatmalarni bering. Dasturga taxminan 90 daqiqa, guruhning kelishi va ketishiga esa qo‘shimcha vaqt ajrating. Yig‘ilish, transportdan tushish joyidan piyoda yurish va kiyim almashtirish tartibini mashg‘ulot boshlanishidan oldin hisobga olish kerak.
Muvofiqlashtirish uchun mas’ulni aniq belgilang
Qatnashuvchilarni hisobga oladigan, kechikish haqida xabar beradigan va ko‘rsatmalarni yetkazadigan guruh vakilini tanlang. Guruhga to‘g‘ri ma’lumot berish uchun kech kelish taklif qilingan dasturga qanday ta’sir qilishini xizmat ko‘rsatuvchidan so‘rang. Maxsus tadbirdagi mat mashg‘uloti uchun faoliyat maydoniga kirish va joyning boshqa tashkiliy ishlariga kim mas’ulligini aniqlang. Katta guruhlarga harakatlanish va muloqot uchun alohida kelishilgan reja kerak; kichik guruh jadvali ularga to‘g‘ridan to‘g‘ri mos kelmasligi mumkin.
Keyingi yo‘lga vaqt qoldiring
Keyingi tadbirni tasdiqlashdan oldin qatnashuvchilar qachon ketishga tayyor bo‘lishi mumkinligi va yana qanday ketish ishlari qolishini aniqlang. Haqiqiy kelishuvlarga qarab, bunga buyumlarni yig‘ish yoki hamroh bilan qayta to‘planish kirishi mumkin. Taxminiy vaqtlarni aniq belgilab, xizmat ko‘rsatuvchi, transport mas’uli va tadbir rahbariga bitta yakuniy jadval yuboring. Tadbir kuni o‘zgarishlar uchun kelishilgan aloqa vakilidan foydalaning. Kunning keyingi qismiga o‘tish silliq kechishi uchun transfer va hamrohlikka kim mas’ulligini tasdiqlang.