A találkozási pontból építsd fel a menetrendet
Erősítsd meg a helyszín bejáratát és a csoport gyülekezési helyét. Kérdezd meg, mindenkinek együtt kell-e érkeznie, és ki fogadja őket. Ha külön szervezitek a közlekedést, a sofőr vagy kísérő ugyanazt az írásos útmutatást kapja, mint a szervező. A programra körülbelül 90 percet számolj, plusz időt az érkezésre és távozásra. A gyülekezéssel, a kiszállási ponttól való sétával és az esetleges átöltözéssel már az aktivitás előtt számolni kell.
A koordináció felelőse legyen egyértelmű
Válassz csoportkapcsolattartót, aki számon tartja a résztvevőket, jelzi a késéseket és továbbítja az utasításokat. Kérdezd meg a szolgáltatót, hogyan befolyásolja a késői érkezés a javasolt programot, hogy pontosan tájékoztathasd a csoportot. Egyedi rendezvény szőnyeges foglalkozásán tisztázd az aktivitási tér megközelítését és a környező helyszínért viselt felelősséget. Nagyobb csoporthoz saját, egyeztetett mozgási és kommunikációs terv kell; egy kis társaság menetrendje nem feltétlenül nagyítható fel közvetlenül.
Védd a továbbutazás időkeretét
A következő esemény visszaigazolása előtt tisztázd, mikor lehetnek reálisan indulásra készek a résztvevők, és mi marad még a távozás előtt. A tényleges megállapodástól függően ide tartozhat a holmik összeszedése vagy az újbóli gyülekezés a kísérővel. Egyetlen végleges menetrendet ossz meg a szolgáltatóval, a közlekedési kapcsolattartóval és a rendezvényvezetővel, jól jelölve a becsült időket. Aznap a megbeszélt kapcsolaton keresztül jelezd a változásokat. Erősítsd meg, ki kezeli a transzfert és kíséretet, hogy gördülékeny legyen az átmenet a nap következő részére.