కలుసుకునే ప్రదేశంతో సమయం నిర్ణయించండి
ప్రవేశద్వారం, బృందం చేరాల్సిన చోటు నిర్ధారించండి. అందరూ కలిసి రావాలా, ఎవరు స్వాగతిస్తారో అడగండి. రవాణా విడిగా ఉంటే డ్రైవర్ లేదా తోడు వ్యక్తికి నిర్వాహకుడి వద్ద ఉన్నవే లిఖిత సూచనలు ఇవ్వండి. కార్యక్రమానికి సుమారు 90 నిమిషాలు, బృందం రాకపోకలకు అదనపు సమయం ఉంచండి. చేరడం, వాహనం దిగిన చోటు నుంచి నడవడం, బట్టలు మార్చడం కార్యక్రమానికి ముందే పరిగణించాలి.
సమన్వయ బాధ్యత స్పష్టం చేయండి
హాజరు చూసుకోవడం, ఆలస్యం చెప్పడం, సూచనలు అందించడానికి బృంద సంప్రదింపు వ్యక్తిని ఎంచుకోండి. ఆలస్యంగా వస్తే కార్యక్రమంపై ప్రభావం ఏమిటో సేవాదారుని అడిగి బృందానికి సరిగ్గా చెప్పండి. ప్రత్యేక వేడుకలో మ్యాట్ సెషన్‌కు కార్యక్రమ స్థల ప్రవేశం, చుట్టూ ఏర్పాట్ల బాధ్యత స్పష్టం చేయండి. పెద్ద బృందానికి కదలిక, సంభాషణపై ప్రత్యేక ప్రణాళిక కావాలి; చిన్న బృంద షెడ్యూల్ నేరుగా విస్తరించలేకపోవచ్చు.
తదుపరి ప్రయాణం సులభంగా ఉండేలా చూడండి
తదుపరి కార్యక్రమాన్ని నిర్ధారించే ముందు ఎప్పుడు బయలుదేరడానికి సిద్ధమవుతారు, ఏ పనులు మిగులుతాయో తెలుసుకోండి. ఏర్పాట్లను బట్టి సామాను తీసుకోవడం లేదా తోడు వ్యక్తితో మళ్లీ చేరడం ఉండవచ్చు. సేవాదారు, రవాణా సంప్రదింపు, నిర్వహణ నేతకు ఒక తుది సమయపట్టిక ఇవ్వండి; అంచనాలు స్పష్టంగా గుర్తించండి. ఆ రోజు మార్పులకు అంగీకరించిన సంప్రదింపును వాడండి. రవాణా, తోడుగా తీసుకెళ్లడం ఎవరి బాధ్యతో నిర్ధారించి తదుపరి దశ సాఫీగా సాగించండి.