Градите распоред од места састанка
Потврдите улаз и место окупљања групе. Питајте да ли сви морају доћи заједно и ко их дочекује. Ако се превоз организује засебно, дајте возачу или пратиоцу иста писмена упутства као организатору. За програм одвојите око 90 минута и додатно време за долазак и одлазак. Окупљање, пешачење од места искрцавања и евентуално пресвлачење треба узети у обзир пре почетка активности.
Јасно одредите координацију
Изаберите контакт групе који прати присутне, јавља кашњења и преноси упутства. Питајте пружаоца услуге како касни долазак утиче на програм да бисте прецизно обавестили групу. За час на струњачама на посебном догађају разјасните приступ простору и одговорност за остале услове објекта. Већим групама треба сопствени договорени план кретања и комуникације; распоред мале групе не мора директно функционисати у већој.
Обезбедите несметан наставак пута
Пре потврде следећег догађаја утврдите када учесници реално могу бити спремни да крену и шта још треба урадити. То може бити преузимање ствари или поновно окупљање са пратиоцем, зависно од договора. Један коначан распоред поделите са пружаоцем услуге, контактом превоза и вођом догађаја, уз јасно означене процене. Тог дана промене јављајте преко договорене контакт-особе. Потврдите ко води трансфере и пратњу да прелазак у следећи део дана буде гладак.