Изградете го распоредот од местото за средба
Потврдете ги влезот во објектот и местото каде треба да се собере групата. Прашајте дали сите мора да пристигнат заедно и кој ќе ги пречека. Ако превозот се договара одделно, дајте му на возачот или придружникот исти писмени насоки како на организаторот. Предвидете околу 90 минути за програмата, со дополнително време за пристигнување и заминување. Собирањето, пешачењето од местото на симнување и пресоблекувањето треба да се земат предвид пред почетокот.
Јасно доделете ја координацијата
Изберете контакт од групата што ќе ги следи присутните, ќе соопштува доцнења и ќе пренесува упатства. Прашајте го давателот како доцните пристигнувања би влијаеле на програмата, за точно да ја информирате групата. За сесија на подлоги во приспособен настан, појаснете ги пристапот до просторот за активност и одговорноста за остатокот од објектот. На поголемите групи им треба сопствен договорен план за движење и комуникација; распоред за мала група може да не се проширува директно.
Обезбедете го следното патување
Пред да го потврдите следниот настан, утврдете кога учесниците разумно може да бидат подготвени за заминување и што уште останува. Зависно од вистинските договори, тоа може да вклучува собирање предмети или повторно собирање со придружник. Споделете еден конечен распоред со давателот, контактот за превоз и водачот на настанот, јасно означувајќи проценки. На денот користете го договорениот контакт за промени. Потврдете кој ги води трансферите и придружувањето за преминот во следниот дел од денот да оди непречено.