สร้างตารางจากจุดนัดพบ
ยืนยันทางเข้าและจุดรวมกลุ่ม ถามว่าทุกคนต้องมาพร้อมกันไหมและใครรับ หากจัดรถต่างหาก ให้คนขับหรือผู้ติดตามคำแนะนำเขียนชุดเดียวกับผู้จัด เผื่อโปรแกรมประมาณ 90 นาทีและเวลาถึงกับออกเพิ่ม การรวมคน เดินจากจุดลง และเปลี่ยนชุดต้องคิดก่อนกิจกรรมเริ่ม
ระบุหน้าที่ประสานงานให้ชัด
เลือกผู้ประสานงานกลุ่มที่ตรวจนับผู้เข้าร่วม แจ้งความล่าช้า และส่งต่อคำแนะนำได้ ถามผู้ให้บริการว่าผู้ที่มาสายจะมีผลต่อโปรแกรมอย่างไร เพื่อให้คุณชี้แจงกลุ่มได้อย่างถูกต้อง สำหรับเซสชันบนเบาะในงานที่จัดเฉพาะ โปรดทำให้ชัดเจนเรื่องการเข้าถึงพื้นที่กิจกรรมและผู้รับผิดชอบการจัดสถานที่ส่วนอื่น กลุ่มใหญ่ต้องมีแผนเคลื่อนย้ายคนและสื่อสารที่ตกลงกันเอง ตารางสำหรับกลุ่มเล็กอาจนำมาขยายใช้โดยตรงไม่ได้
ดูแลการเดินทางช่วงต่อไป
ก่อนยืนยันงานถัดไป ให้ทราบว่าเมื่อไรผู้ร่วมพร้อมออกจริงและเหลืออะไรต้องทำ อาจต้องเก็บของหรือรวมกับผู้ติดตามตามการจัดจริง แชร์ตารางสุดท้ายชุดเดียวให้ผู้ให้บริการ คนประสานรถ และหัวหน้างาน โดยทำเครื่องหมายเวลาประมาณชัด วันจริงใช้คนติดต่อที่ตกลงสำหรับการเปลี่ยนแปลง ยืนยันว่าใครดูรถและผู้ติดตามเพื่อส่งต่อสู่ช่วงต่อไปอย่างราบรื่น