בנו את לוח הזמנים מנקודת המפגש
אשרו את כניסת המקום ואת אזור ההתכנסות. שאלו אם כולם צריכים להגיע יחד ומי יקבל את פניהם. אם התחבורה מאורגנת בנפרד, מסרו לנהג או למלווה אותן הוראות כתובות שקיבל המארגן. הקצו כ־90 דקות לתוכנית ותוספת זמן להגעת הקבוצה ולעזיבה. יש לחשב התכנסות, הליכה מנקודת הורדה וכל החלפת בגדים לפני שהפעילות מתחילה.
הגדירו את התיאום בבירור
בחרו איש קשר לקבוצה שיכול לבדוק נוכחות, להודיע על עיכובים ולהעביר הוראות. שאלו את הספק איך איחורים ישפיעו על התוכנית כדי שתוכלו לתדרך במדויק. למפגש מזרן באירוע מותאם, הבהירו גישה לאזור הפעילות ומי אחראי לסידורי המקום שמסביב. קבוצות גדולות צריכות תוכנית מוסכמת משלהן לתנועה ולתקשורת; לוח של קבוצה קטנה לא בהכרח מתאים בהגדלה.
שמרו על המשך הדרך
לפני אישור האירוע הבא, קבעו מתי המשתתפים יכולים להיות מוכנים לצאת ומה עוד נדרש לפני העזיבה. בהתאם לסידורים, זה עשוי לכלול איסוף חפצים או התכנסות עם מלווה. שתפו לוח סופי אחד עם הספק, איש התחבורה ומוביל האירוע, עם סימון ברור של הערכות. ביום עצמו השתמשו באיש הקשר המוסכם לשינויים. אשרו מי מטפל בהסעות ובליווי כדי שהמעבר לחלק הבא ביום יהיה חלק.