入口と集合場所から、到着予定を決める
会場の入口と、全員が集まる場所を確認しましょう。全員同時の到着が必要か、誰が出迎えるかも尋ねます。送迎を別途手配する場合は、運転手や同行担当者にも同じ集合案内を渡してください。プログラムが約90分でも、それだけでは車両の到着・出発時刻は決められません。降車場所からの徒歩、集合、必要に応じた着替えも含めて、活動開始前の予定を組みましょう。
人数確認と遅延連絡の担当を決める
参加者の確認、遅延の連絡、案内の伝達を行う団体担当者を決めてください。遅刻した場合の進行は、独自に決めず手配先に確認しましょう。別のイベント会場にマットを設置する場合は、活動場所への出入りや会場側の手配を誰が担当するかも明らかにします。大人数では、その規模に合う移動と連絡の計画が必要です。少人数向けの日程をそのまま使わず、関係者と進め方を確認しましょう。
荷物の受け取りや再集合も、解散予定に含める
次の予定を確定する前に、参加者が会場を出られる時刻と、解散までに必要なことを確認します。手配内容によっては、荷物の受け取りや同行担当者との再集合も必要です。手配先、送迎担当、イベント責任者に共通の日程表を渡し、目安の時刻はその旨を明記しましょう。当日の変更は、決めておいた窓口へ連絡してください。送迎や予約に含まれない業務まで講師に任せず、それぞれの担当が引き継げるよう準備すると、次の旅程へ進みやすくなります。