കൂടിക്കാഴ്ചാസ്ഥലത്തിൽനിന്ന് സമയക്രമം ഒരുക്കൂ
വേദിയുടെ പ്രവേശനകവാടവും സംഘം ഒത്തുചേരേണ്ട സ്ഥലവും സ്ഥിരീകരിക്കൂ. എല്ലാവരും ഒരുമിച്ച് എത്തണമോ, ആരാണ് സ്വീകരിക്കുക എന്നിവ ചോദിക്കൂ. ഗതാഗതം പ്രത്യേകം ഒരുക്കുന്നുണ്ടെങ്കിൽ സംഘാടകന്റെ അതേ എഴുത്തുനിർദേശങ്ങൾ ഡ്രൈവർക്കോ കൂടെയുള്ള സഹായിക്കോ നൽകൂ. പരിപാടിക്ക് ഏകദേശം 90 മിനിറ്റും സംഘത്തിന്റെ വരവിനും മടക്കത്തിനും അധികസമയവും കരുതൂ. ഒത്തുചേരൽ, വാഹനത്തിൽനിന്ന് ഇറങ്ങുന്നിടത്തുനിന്നുള്ള നടത്തം, വസ്ത്രം മാറൽ എന്നിവ പ്രവർത്തനം തുടങ്ങുന്നതിനു മുമ്പ് പരിഗണിക്കണം.
ഏകോപനചുമതല വ്യക്തമായി നൽകൂ
ഹാജർ പരിശോധിക്കാനും വൈകലുകൾ അറിയിക്കാനും നിർദേശങ്ങൾ കൈമാറാനും കഴിയുന്ന ഒരു സംഘബന്ധപ്പെടൽവ്യക്തിയെ തിരഞ്ഞെടുക്കൂ. വൈകിയെത്തുന്നവർ പരിപാടിയെ എങ്ങനെ ബാധിക്കുമെന്ന് സേവനദാതാവിനോട് ചോദിച്ചാൽ സംഘത്തിനു കൃത്യമായി വിവരം നൽകാം. ആവശ്യാനുസൃത പരിപാടിയിലെ മാറ്റ് സെഷനാണെങ്കിൽ പ്രവർത്തനസ്ഥലത്തേക്കുള്ള പ്രവേശനവും ചുറ്റുമുള്ള വേദിക്രമീകരണങ്ങളുടെ ചുമതലയും വ്യക്തമാക്കൂ. വലിയ സംഘങ്ങൾക്ക് നീക്കത്തിനും ആശയവിനിമയത്തിനും സ്വന്തം ധാരണയായ പദ്ധതി വേണം; ചെറിയ സംഘത്തിന്റെ സമയക്രമം അതേപടി വിപുലീകരിക്കാനാകണമെന്നില്ല.
തുടർയാത്രയ്ക്കുള്ള സമയം ഉറപ്പാക്കൂ
അടുത്ത പരിപാടി ഉറപ്പിക്കുന്നതിനു മുമ്പ് പങ്കാളികൾക്ക് യുക്തിസഹമായി എപ്പോൾ പുറപ്പെടാൻ തയ്യാറാകാമെന്നും എന്തു മടക്കജോലികൾ ശേഷിക്കുന്നുവെന്നും നിശ്ചയിക്കൂ. യഥാർഥ ക്രമീകരണങ്ങൾ അനുസരിച്ച് സാധനങ്ങൾ എടുക്കലോ സഹായിയോടൊപ്പം വീണ്ടും ഒത്തുചേരലോ ഉണ്ടാകാം. സേവനദാതാവ്, ഗതാഗതബന്ധപ്പെടൽവ്യക്തി, പരിപാടിനേതാവ് എന്നിവർക്കെല്ലാം ഒരേ അന്തിമ സമയക്രമം നൽകി ഏകദേശസമയങ്ങൾ വ്യക്തമായി അടയാളപ്പെടുത്തൂ. അന്നേദിവസം മാറ്റങ്ങൾക്ക് ധാരണയായ ബന്ധപ്പെടൽവ്യക്തിയെ ഉപയോഗിക്കൂ. ഗതാഗതവും അനുഗമിക്കലും ആരാണ് കൈകാര്യം ചെയ്യുക എന്നു സ്ഥിരീകരിച്ചാൽ ദിവസത്തിന്റെ അടുത്ത ഭാഗത്തേക്കുള്ള മാറ്റം സുഗമമാകും.