განრიგი შეხვედრის ადგილიდან ააწყვეთ
დაადასტურეთ ადგილის შესასვლელი და ჯგუფის შეკრების წერტილი. იკითხეთ, ყველანი ერთად უნდა მივიდნენ თუ არა და ვინ დახვდებათ. თუ ტრანსპორტი ცალკე იგეგმება, მძღოლს ან თანმხლებ პირს ორგანიზატორისთვის გაზიარებული იგივე წერილობითი მითითებები მიეცით. პროგრამისთვის დაახლოებით 90 წუთი გამოყავით და დაამატეთ დრო ჯგუფის მისვლისა და წასვლისთვის. აქტივობის დაწყებამდე გაითვალისწინეთ შეკრება, ჩამოსმის ადგილიდან ფეხით მისვლა და გამოცვლის საჭიროება.
კოორდინაციის პასუხისმგებლობა მკაფიოდ გაანაწილეთ
შეარჩიეთ ჯგუფის საკონტაქტო პირი, რომელიც დამსწრეებს აღრიცხავს, დაგვიანებას შეატყობინებს და მითითებებს გადასცემს. ჰკითხეთ მიმწოდებელს, როგორ იმოქმედებს დაგვიანება შემოთავაზებულ პროგრამაზე, რათა ჯგუფს ზუსტი ინფორმაცია მიაწოდოთ. ინდივიდუალურ ღონისძიებაზე ლეიბის გაკვეთილისთვის დააზუსტეთ აქტივობის სივრცეში შესვლა და ის, ვინ აგებს პასუხს გარშემო არსებულ საორგანიზაციო საკითხებზე. დიდ ჯგუფებს გადაადგილებისა და კომუნიკაციის ცალკე შეთანხმებული გეგმა სჭირდებათ; მცირე ჯგუფის განრიგი პირდაპირ შეიძლება არ გამოდგეს.
შემდგომი მგზავრობისთვის საკმარისი დრო დატოვეთ
შემდეგი ღონისძიების დადასტურებამდე გაარკვიეთ, რეალურად როდის იქნებიან მონაწილეები წასასვლელად მზად და რა დარჩება გასაკეთებელი. კონკრეტული პირობების მიხედვით ეს შეიძლება იყოს ნივთების შეგროვება ან თანმხლებ პირთან ხელახლა შეკრება. მიმწოდებელს, ტრანსპორტის საკონტაქტო პირსა და ღონისძიების ხელმძღვანელს ერთი საბოლოო განრიგი გაუზიარეთ, სავარაუდო დროების მკაფიო აღნიშვნით. იმ დღეს ცვლილებებისთვის შეთანხმებულ საკონტაქტო პირს მიმართეთ. დაადასტურეთ, ვინ მართავს ტრანსფერსა და თანხლებას, რათა დღის შემდეგ ნაწილზე გადასვლა შეუფერხებლად მოხდეს.