Grafiką kurkite nuo susitikimo taško
Patvirtinkite įėjimą į vietą ir tašką, kuriame grupė turėtų susirinkti. Paklauskite, ar visi turi atvykti kartu ir kas juos pasitiks. Jei transportas organizuojamas atskirai, vairuotojui ar lydinčiam asmeniui pateikite tuos pačius rašytinius nurodymus kaip organizatoriui. Programai skirkite apie 90 minučių, taip pat papildomo laiko grupės atvykimui ir išvykimui. Susirinkimą, ėjimą nuo išlaipinimo vietos ir persirengimą reikia įvertinti dar prieš veiklos pradžią.
Aiškiai paskirkite koordinavimą
Pasirinkite grupės kontaktinį asmenį, kuris gali patikrinti dalyvius, pranešti apie vėlavimą ir perduoti nurodymus. Paklauskite teikėjo, kaip vėluojantys atvykimai paveiktų siūlomą programą, kad galėtumėte tiksliai informuoti grupę. Jei individualiai organizuojamame renginyje numatytas užsiėmimas ant kilimėlių, išsiaiškinkite patekimą į veiklos erdvę ir kas atsako už likusį vietos organizavimą. Didesnėms grupėms reikia atskiro suderinto judėjimo ir bendravimo plano; mažos grupės grafikas gali netikti tiesiogiai.
Pasirūpinkite tolesne kelione
Prieš patvirtindami kitą renginį nustatykite, kada dalyviai realistiškai galės būti pasiruošę išvykti ir kokios išvykimo užduotys dar liks. Priklausomai nuo faktinės tvarkos, tai gali būti daiktų susirinkimas ar pakartotinis susibūrimas su lydinčiu asmeniu. Vienu galutiniu grafiku pasidalykite su teikėju, transporto kontaktu ir renginio vadovu, aiškiai pažymėdami apytikslius laikus. Tą dieną apie pakeitimus bendraukite per sutartą kontaktinį asmenį. Patvirtinkite, kas rūpinasi pervežimais ir lydėjimu, kad perėjimas į kitą dienos dalį vyktų sklandžiai.