Rakenna aikataulu tapaamispaikasta lähtien
Vahvista tilan sisäänkäynti ja ryhmän kokoontumispaikka. Kysy, tuleeko kaikkien saapua yhdessä ja kuka ottaa heidät vastaan. Jos kuljetus järjestetään erikseen, anna kuljettajalle tai saattajalle samat kirjalliset ohjeet kuin järjestäjälle. Varaa ohjelmaan noin 90 minuuttia sekä lisäaikaa ryhmän saapumiseen ja lähtöön. Kokoontuminen, kävely jättöpaikalta ja mahdollinen vaatteiden vaihtaminen tulee huomioida ennen aktiviteetin alkua.
Määrittele koordinointivastuu selvästi
Valitse ryhmän yhteyshenkilö, joka voi pitää lukua osallistujista, ilmoittaa viivästyksistä ja välittää ohjeita. Kysy palveluntarjoajalta myöhäisen saapumisen vaikutuksesta ehdotettuun ohjelmaan, jotta voit ohjeistaa ryhmää täsmällisesti. Räätälöidyn tapahtuman mattoharjoituksessa selvitä pääsy harjoitustilaan ja vastuu muun tapahtumapaikan järjestelyistä. Suuremmat ryhmät tarvitsevat oman sovitun liikkumis- ja viestintäsuunnitelman; pienryhmän aikataulu ei välttämättä toimi suoraan suuremmassa koossa.
Varmista sujuva jatkomatka
Selvitä ennen seuraavan tapahtuman vahvistamista, milloin osallistujat voivat realistisesti olla valmiita lähtemään ja mitä lähtötehtäviä jää. Niihin voi todellisten järjestelyjen mukaan kuulua tavaroiden noutaminen tai kokoontuminen saattajan luo. Jaa yksi lopullinen aikataulu palveluntarjoajalle, kuljetusyhteyshenkilölle ja tapahtumavastaavalle ja merkitse arviot selvästi. Käytä vierailupäivän muutoksissa sovittua viestintäyhteyshenkilöä. Vahvista, kuka hoitaa kuljetukset ja saattamisen, jotta siirtyminen päivän seuraavaan osaan sujuu.