મળવાની જગ્યાથી સમયસૂચિ બનાવો
સ્થળના પ્રવેશદ્વાર અને જૂથે ભેગા થવાની જગ્યાની પુષ્ટિ કરો. સૌએ સાથે આવવું જરૂરી છે કે નહીં અને કોણ તેમનું સ્વાગત કરશે તે પૂછો. પરિવહન અલગ ગોઠવાતું હોય તો ડ્રાઇવર કે સાથેના સહાયકને આયોજક જેવી જ લેખિત સૂચનાઓ આપો. કાર્યક્રમ માટે લગભગ 90 મિનિટ અને જૂથના આગમન તથા પ્રસ્થાન માટે વધારાનો સમય રાખો. ભેગા થવું, વાહનમાંથી ઉતરવાની જગ્યાથી ચાલવું અને કપડાં બદલવાની વ્યવસ્થા પ્રવૃત્તિ શરૂ થાય તે પહેલાં ધ્યાનમાં લેવી જરૂરી છે.
સંકલનની જવાબદારી સ્પષ્ટ સોંપો
હાજરીનો હિસાબ રાખી શકે, વિલંબ જણાવી શકે અને સૂચનાઓ પહોંચાડી શકે એવો જૂથનો સંપર્ક પસંદ કરો. મોડા આવવાથી સૂચિત કાર્યક્રમ પર શું અસર થશે તે સેવા પ્રદાતાને પૂછો, જેથી જૂથને સાચી માહિતી આપી શકો. જરૂરિયાત મુજબના કાર્યક્રમમાં મેટ સત્ર હોય તો પ્રવૃત્તિની જગ્યા સુધીની પહોંચ અને આસપાસના સ્થળની વ્યવસ્થા માટે કોણ જવાબદાર છે તે સ્પષ્ટ કરો. મોટા જૂથો માટે હલનચલન અને સંવાદની પોતાની નક્કી યોજના જરૂરી છે; નાના જૂથની સમયસૂચિ સીધી જ મોટા જૂથ માટે લાગુ ન થઈ શકે.
આગળની મુસાફરી માટે સમય સાચવો
આગલો કાર્યક્રમ પાકો કરતાં પહેલાં સહભાગીઓ વાજબી રીતે ક્યારે નીકળવા તૈયાર થશે અને પ્રસ્થાનના કયા કામ બાકી રહેશે તે નક્કી કરો. વાસ્તવિક વ્યવસ્થા અનુસાર તેમાં સામાન લેવું કે સહાયક સાથે ફરી ભેગા થવું સામેલ હોઈ શકે છે. સેવા પ્રદાતા, પરિવહન સંપર્ક અને કાર્યક્રમના નેતા સાથે એક અંતિમ સમયસૂચિ શેર કરો અને અંદાજ સ્પષ્ટ દર્શાવો. એ દિવસે ફેરફાર માટે નક્કી કરેલા સંવાદ સંપર્કનો ઉપયોગ કરો. પરિવહન અને સાથે લઈ જવાનું કોણ સંભાળશે તેની પુષ્ટિ કરો, જેથી દિવસના આગળના ભાગમાં પહોંચવું સરળ રહે.