Buduj harmonogram od miejsca spotkania
Potwierdź wejście do obiektu i punkt zbiórki. Zapytaj, czy wszyscy muszą przybyć razem i kto ich odbierze. Jeśli transport organizuje się osobno, przekaż kierowcy lub pilotowi te same pisemne instrukcje co organizatorowi. Przeznacz około 90 minut na program i dodatkowy czas na przyjazd oraz wyjazd. Zebranie grupy, dojście od miejsca wysiadania i ewentualne przebieranie trzeba uwzględnić przed rozpoczęciem aktywności.
Jasno przydziel koordynację
Wyznacz osobę z grupy do sprawdzania obecności, komunikowania opóźnień i przekazywania instrukcji. Zapytaj dostawcę, jak spóźnienia wpływają na proponowany program, by rzetelnie poinformować uczestników. Przy sesji na macie podczas wydarzenia na zamówienie wyjaśnij dostęp do przestrzeni i odpowiedzialność za pozostałą organizację obiektu. Duże grupy potrzebują własnego uzgodnionego planu przemieszczania i komunikacji; harmonogram małej grupy nie zawsze da się po prostu powiększyć.
Zadbaj o dalszą podróż
Przed potwierdzeniem kolejnego punktu ustal, kiedy uczestnicy realnie będą gotowi do wyjazdu i jakie czynności pozostaną. Zależnie od ustaleń mogą to być odbiór rzeczy lub ponowne zebranie się z pilotem. Przekaż jeden ostateczny harmonogram dostawcy, osobie od transportu i prowadzącemu wydarzenie, wyraźnie oznaczając szacunki. W dniu wizyty komunikuj zmiany przez uzgodniony kontakt. Potwierdź, kto odpowiada za transfery i opiekę, aby przejście do następnej części dnia było płynne.