由集合點開始排時間
確認場地入口同團體集合位置。問清楚係咪所有人要一齊到，同由邊個接待。如果交通另外安排，請畀司機或者陪同人員一份同主辦方一致嘅書面指示。課程預留約90分鐘，再加團體到場同離場時間。集合、由落客點步行入場，同任何更衣安排，都要喺活動開始前計埋。
清楚分配統籌工作
揀一位團體聯絡人，負責點算出席人數、通知延誤同轉達指示。問供應方遲到會點影響建議課程，方便你準確通知團員。如果係訂製活動入面嘅墊上課堂，要講清楚點樣進出活動空間，同場地周邊安排由邊個負責。大型團體需要另行議定人流同溝通計劃，小組時間表未必可以直接套用。
顧好下一段行程
確認下一項活動之前，先了解參加者合理上幾時可以準備好離開，同有咩離場程序未完成。按實際安排，可能包括執返物品，或者同陪同人員重新集合。畀供應方、交通聯絡人同活動負責人同一份最終時間表，清楚標示估計時間。當日有變更，就經已議定聯絡人溝通。確認邊個負責接送同陪同，令全日下一段安排可以順暢接上。