ମିଳିବା ସ୍ଥାନରୁ ସମୟସୂଚୀ ତିଆରି କରନ୍ତୁ
ସ୍ଥାନର ପ୍ରବେଶଦ୍ୱାର ଓ ଦଳ ଏକାଠି ହେବା ସ୍ଥାନ ନିଶ୍ଚିତ କରନ୍ତୁ। ସମସ୍ତଙ୍କୁ ଏକାଠି ପହଞ୍ଚିବା ଦରକାର କି ଏବଂ କିଏ ସ୍ୱାଗତ କରିବେ, ପଚାରନ୍ତୁ। ଯାତାୟାତ ଅଲଗା ଭାବେ ବ୍ୟବସ୍ଥା ହେଉଥିଲେ, ଚାଳକ କିମ୍ବା ସାଙ୍ଗରେ ଆସୁଥିବା ମାର୍ଗଦର୍ଶକଙ୍କୁ ଆୟୋଜକଙ୍କ ପାଖରେ ଥିବା ସମାନ ଲିଖିତ ନିର୍ଦ୍ଦେଶ ଦିଅନ୍ତୁ। କାର୍ଯ୍ୟକ୍ରମ ପାଇଁ ପ୍ରାୟ 90 ମିନିଟ୍ ସହ ଦଳର ପହଞ୍ଚିବା ଓ ବାହାରିବା ପାଇଁ ଅତିରିକ୍ତ ସମୟ ରଖନ୍ତୁ। ଏକତ୍ରିତ ହେବା, ଗାଡ଼ିରୁ ଓହ୍ଲାଇବା ସ୍ଥାନରୁ ଚାଲିବା ଓ ପୋଷାକ ବଦଳାଇବା ବ୍ୟବସ୍ଥା କାର୍ଯ୍ୟକଳାପ ଆରମ୍ଭ ପୂର୍ବରୁ ବିଚାର କରିବା ଦରକାର।
ସମନ୍ୱୟ ଦାୟିତ୍ୱ ସ୍ପଷ୍ଟ କରନ୍ତୁ
ଉପସ୍ଥିତି ହିସାବ ରଖିବା, ବିଳମ୍ବ ଜଣାଇବା ଓ ନିର୍ଦ୍ଦେଶ ପହଞ୍ଚାଇବା ପାଇଁ ଦଳର ଜଣେ ଯୋଗାଯୋଗ ବ୍ୟକ୍ତି ବାଛନ୍ତୁ। ବିଳମ୍ବରେ ପହଞ୍ଚିଲେ ପ୍ରସ୍ତାବିତ କାର୍ଯ୍ୟକ୍ରମରେ କ’ଣ ପ୍ରଭାବ ପଡ଼ିବ, ସେବାଦାତାଙ୍କୁ ପଚାରନ୍ତୁ, ଯାହାଫଳରେ ଦଳକୁ ସଠିକ୍ ସୂଚନା ଦେଇପାରିବେ। ବିଶେଷ ଆୟୋଜନରେ ମ୍ୟାଟ୍ ଅଧିବେଶନ ହେଲେ କାର୍ଯ୍ୟକଳାପ ସ୍ଥାନରେ ପ୍ରବେଶ ଓ ଆଖପାଖ ସ୍ଥାନର ବ୍ୟବସ୍ଥା ପାଇଁ କିଏ ଦାୟୀ, ସ୍ପଷ୍ଟ କରନ୍ତୁ। ବଡ଼ ଦଳ ପାଇଁ ଯାଆସ ଓ ଯୋଗାଯୋଗର ନିଜସ୍ୱ ସମ୍ମତ ଯୋଜନା ଦରକାର; ଛୋଟ ଦଳର ସମୟସୂଚୀ ସିଧାସଳଖ ବଡ଼ ଦଳ ପାଇଁ କାମ କରିନପାରେ।
ପରବର୍ତ୍ତୀ ଯାତ୍ରା ପାଇଁ ପର୍ଯ୍ୟାପ୍ତ ସମୟ ସୁନିଶ୍ଚିତ କରନ୍ତୁ
ପରବର୍ତ୍ତୀ କାର୍ଯ୍ୟକ୍ରମ ନିଶ୍ଚିତ କରିବା ପୂର୍ବରୁ ଅଂଶଗ୍ରହଣକାରୀ କେବେ ବାସ୍ତବରେ ବାହାରିବାକୁ ପ୍ରସ୍ତୁତ ହୋଇପାରିବେ ଓ କେଉଁ କାମ ବାକି ରହିବ, ନିର୍ଦ୍ଧାରଣ କରନ୍ତୁ। ପ୍ରକୃତ ବ୍ୟବସ୍ଥା ଅନୁଯାୟୀ ସେଥିରେ ସାମଗ୍ରୀ ସଂଗ୍ରହ କରିବା କିମ୍ବା ମାର୍ଗଦର୍ଶକଙ୍କ ସହ ପୁଣି ଏକାଠି ହେବା ଥାଇପାରେ। ଆନୁମାନିକ ସମୟକୁ ସ୍ପଷ୍ଟ ଚିହ୍ନିତ କରି ସେବାଦାତା, ଯାତାୟାତ ଯୋଗାଯୋଗ ବ୍ୟକ୍ତି ଓ କାର୍ଯ୍ୟକ୍ରମ ମୁଖ୍ୟଙ୍କୁ ଏକେ ଚୂଡ଼ାନ୍ତ ସୂଚୀ ଦିଅନ୍ତୁ। ସେଦିନ କୌଣସି ପରିବର୍ତ୍ତନ ପାଇଁ ନିର୍ଦ୍ଧାରିତ ଯୋଗାଯୋଗ ବ୍ୟକ୍ତିଙ୍କୁ ବ୍ୟବହାର କରନ୍ତୁ। ଯାତାୟାତ ଓ ସାଙ୍ଗରେ ମାର୍ଗଦର୍ଶନ କିଏ ସମ୍ଭାଳିବେ ନିଶ୍ଚିତ କରନ୍ତୁ, ଯାହାଫଳରେ ଦିନର ପରବର୍ତ୍ତୀ ଅଂଶକୁ ଯିବା ସୁଗମ ହେବ।