Monte o cronograma a partir do ponto de encontro
Confirme a entrada do local e onde o grupo deve se reunir. Pergunte se todos precisam chegar juntos e quem irá recebê-los. Se o transporte for contratado separadamente, forneça ao motorista ou acompanhante as mesmas instruções escritas do organizador. Reserve cerca de 90 minutos para o programa, com tempo adicional para chegada e saída do grupo. Reunião das pessoas, caminhada desde o desembarque e eventual troca de roupa precisam ser consideradas antes de começar a atividade.
Defina claramente a coordenação
Escolha um contato do grupo que possa conferir presenças, comunicar atrasos e repassar instruções. Pergunte ao fornecedor como chegadas atrasadas afetariam o programa proposto, para informar o grupo corretamente. Para uma sessão no tapete em um evento personalizado, esclareça o acesso à área da atividade e quem responde pela organização do restante do local. Grupos maiores precisam de um plano próprio de circulação e comunicação; um cronograma para poucas pessoas pode não funcionar em escala maior.
Proteja o próximo deslocamento
Antes de confirmar o evento seguinte, estabeleça quando os participantes poderão razoavelmente estar prontos para sair e quais tarefas ainda faltarão. Elas podem incluir recolher pertences ou reunir-se com um acompanhante, conforme a organização real. Compartilhe um cronograma final único com fornecedor, contato do transporte e responsável pelo evento, identificando claramente as estimativas. No dia, use o contato de comunicação acordado para alterações. Confirme quem cuida de transporte e acompanhamento para que a transição à próxima parte do dia ocorra bem.