ਮਿਲਣ ਵਾਲੀ ਥਾਂ ਤੋਂ ਸਮਾਂ-ਸੂਚੀ ਬਣਾਓ
ਥਾਂ ਦੇ ਦਾਖ਼ਲੇ ਅਤੇ ਸਮੂਹ ਦੇ ਇਕੱਠੇ ਹੋਣ ਦੀ ਥਾਂ ਪੱਕੀ ਕਰੋ। ਪੁੱਛੋ ਕਿ ਕੀ ਸਾਰਿਆਂ ਨੂੰ ਇਕੱਠੇ ਪਹੁੰਚਣਾ ਲਾਜ਼ਮੀ ਹੈ ਅਤੇ ਉਨ੍ਹਾਂ ਦਾ ਸਵਾਗਤ ਕੌਣ ਕਰੇਗਾ। ਜੇ ਆਵਾਜਾਈ ਵੱਖਰੇ ਤੌਰ ਉੱਤੇ ਵਿਉਂਤੀ ਜਾ ਰਹੀ ਹੈ, ਤਾਂ ਡਰਾਈਵਰ ਜਾਂ ਨਾਲ ਆਉਣ ਵਾਲੇ ਸਹਾਇਕ ਨੂੰ ਪ੍ਰਬੰਧਕ ਵਾਲੀਆਂ ਉਹੀ ਲਿਖਤੀ ਹਦਾਇਤਾਂ ਦਿਓ। ਪ੍ਰੋਗਰਾਮ ਲਈ ਲਗਭਗ 90 ਮਿੰਟ ਅਤੇ ਸਮੂਹ ਦੀ ਪਹੁੰਚ ਤੇ ਰਵਾਨਗੀ ਲਈ ਵਾਧੂ ਸਮਾਂ ਰੱਖੋ। ਇਕੱਠੇ ਹੋਣ, ਉਤਾਰੇ ਜਾਣ ਵਾਲੀ ਥਾਂ ਤੋਂ ਤੁਰਨ ਅਤੇ ਕੱਪੜੇ ਬਦਲਣ ਦੇ ਪ੍ਰਬੰਧਾਂ ਨੂੰ ਸਰਗਰਮੀ ਸ਼ੁਰੂ ਹੋਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਵਿਚਾਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
ਤਾਲਮੇਲ ਦੀ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ ਸਪਸ਼ਟ ਸੌਂਪੋ
ਸਮੂਹ ਦਾ ਅਜਿਹਾ ਸੰਪਰਕ ਵਿਅਕਤੀ ਚੁਣੋ ਜੋ ਹਾਜ਼ਰੀ ਦਾ ਹਿਸਾਬ ਰੱਖ ਸਕੇ, ਦੇਰੀ ਦੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦੇ ਸਕੇ ਅਤੇ ਹਦਾਇਤਾਂ ਪਹੁੰਚਾ ਸਕੇ। ਸੇਵਾ ਪ੍ਰਦਾਤਾ ਨੂੰ ਪੁੱਛੋ ਕਿ ਦੇਰ ਨਾਲ ਆਉਣ ਵਾਲਿਆਂ ਦਾ ਪ੍ਰਸਤਾਵਿਤ ਪ੍ਰੋਗਰਾਮ ਉੱਤੇ ਕੀ ਅਸਰ ਹੋਵੇਗਾ, ਤਾਂ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਸਮੂਹ ਨੂੰ ਸਹੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦੇ ਸਕੋ। ਲੋੜ ਅਨੁਸਾਰ ਬਣਾਏ ਸਮਾਗਮ ਦੇ ਮੈਟ ਸੈਸ਼ਨ ਲਈ ਸਰਗਰਮੀ ਵਾਲੀ ਥਾਂ ਤੱਕ ਪਹੁੰਚ ਅਤੇ ਆਲੇ-ਦੁਆਲੇ ਦੇ ਸਥਾਨ ਦੇ ਪ੍ਰਬੰਧਾਂ ਦੀ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ ਸਪਸ਼ਟ ਕਰੋ। ਵੱਡੇ ਸਮੂਹਾਂ ਲਈ ਆਉਣ-ਜਾਣ ਅਤੇ ਸੰਚਾਰ ਦੀ ਆਪਣੀ ਤੈਅ ਯੋਜਨਾ ਲੋੜੀਂਦੀ ਹੈ; ਛੋਟੇ ਸਮੂਹ ਦੀ ਸਮਾਂ-ਸੂਚੀ ਸਿੱਧੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਵੱਡੇ ਸਮੂਹ ਉੱਤੇ ਲਾਗੂ ਨਹੀਂ ਹੋ ਸਕਦੀ।
ਅਗਲੇ ਸਫ਼ਰ ਲਈ ਸਮਾਂ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਰੱਖੋ
ਅਗਲਾ ਸਮਾਗਮ ਪੱਕਾ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਤੈਅ ਕਰੋ ਕਿ ਭਾਗੀਦਾਰ ਆਮ ਤੌਰ ਉੱਤੇ ਕਦੋਂ ਰਵਾਨਾ ਹੋਣ ਲਈ ਤਿਆਰ ਹੋ ਸਕਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਰਵਾਨਗੀ ਦੇ ਕਿਹੜੇ ਕੰਮ ਬਾਕੀ ਰਹਿਣਗੇ। ਅਸਲ ਪ੍ਰਬੰਧਾਂ ਅਨੁਸਾਰ ਇਨ੍ਹਾਂ ਵਿੱਚ ਸਮਾਨ ਇਕੱਠਾ ਕਰਨਾ ਜਾਂ ਸਹਾਇਕ ਨਾਲ ਮੁੜ ਇਕੱਠੇ ਹੋਣਾ ਸ਼ਾਮਲ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਸੇਵਾ ਪ੍ਰਦਾਤਾ, ਆਵਾਜਾਈ ਸੰਪਰਕ ਅਤੇ ਸਮਾਗਮ ਮੁਖੀ ਨਾਲ ਇੱਕੋ ਆਖ਼ਰੀ ਸਮਾਂ-ਸੂਚੀ ਸਾਂਝੀ ਕਰੋ ਅਤੇ ਅਨੁਮਾਨ ਸਪਸ਼ਟ ਦਰਸਾਓ। ਉਸ ਦਿਨ ਤਬਦੀਲੀਆਂ ਲਈ ਤੈਅ ਸੰਪਰਕ ਵਿਅਕਤੀ ਵਰਤੋ। ਪੱਕਾ ਕਰੋ ਕਿ ਆਵਾਜਾਈ ਅਤੇ ਨਾਲ ਲੈ ਜਾਣ ਦੀ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ ਕਿਸ ਦੀ ਹੈ, ਤਾਂ ਜੋ ਦਿਨ ਦੇ ਅਗਲੇ ਹਿੱਸੇ ਵੱਲ ਜਾਣਾ ਸੁਚਾਰੂ ਹੋਵੇ।