ספרו על האירוע
התחילו במה שהקבוצה אמורה לחוות יחד: היכרות תרבותית, הזדמנות לשאלות או פעילות מודרכת בתוך תוכנית תמריץ רחבה. תארו את הקהל ואת היכרותו הצפויה עם סומו. אל תניחו שפעילות תשפר אוטומטית עבודת צוות או תשיג תוצאה עסקית. מטרה ברורה נותנת למארגן בסיס מעשי לתכנון ולצוות האירוע בסיס סביר להערכת החוויה לאחר מכן.
בחרו מקום לפי גודל הקבוצה
זירה אמיתית מתאימה במיוחד לקבוצות של עד עשרים. פורמט המזרן הרגיל מיועד לעשרה עד שלושים משתתפים, עם תוכניות מותאמות גדולות יותר לעד מאתיים. מספר גדול דורש שיחה מסוימת על מרחב, כוח אדם, השתתפות וזמן; אין לראות בו הגדלה פשוטה של מפגש קטן. שתפו במספר הצפוי, באי־ודאות ובמועד שבו יתקבל מספר סופי.
תכננו את היום עם צוות האירוע
כללו עיר מועדפת, חלונות תאריכים, דרישות מקום, שפה ולוח אירועים מסביב. התוכנית אורכת כתשעים דקות, בעוד הגעה, החלפה ועזיבה דורשות אישור. ציינו מי מתאם את הקבוצה וכיצד שאלות המשתתפים מגיעות למארגן. הזמנות פרטיות מומלצות לפחות שבועיים מראש, ובקשות מיוחדות כדאי להעלות מוקדם ככל האפשר. לפני פרסום פנימי של הפעילות, בקשו הצעה כתובה שמגדירה פורמט, צוות ותחומי אחריות מוסכמים.