תנו לאורחים לבחור איך להשתתף
קבוצת חברה עשויה לכלול אנשים עם עניין, ביטחון ורצון שונים מאוד לפעילות גופנית. שאלו מה צריך לדעת לפני שמחליטים איך להשתתף. הימנעו מהצגת השתתפות נלהבת כמבחן לרוח צוות. תדריך האירוע צריך לתאר את ההרכב בכנות ולשאול כיצד התוכנית יכולה להתאים לו. יש לבקש ולאשר צפייה או חלופות אחרות, ולא להניח שהן קיימות.
שתפו בדרישות הרלוונטיות מוקדם
אספו שאלות מעשיות על גישה, לבוש, תקשורת ונוחות דרך איש קשר מתאים לאירוע. תנו לספק מידע הדרוש להערכת התוכנית, בלי להפיץ פרטים אישיים מעבר לנדרש. שאלו איך יימסרו הוראות ואיך משתתפים יוכלו לשאול או לבקש הפסקה. מתורגמן לאנגלית עשוי להיות בצוות, אך לקבוצה רב־לאומית ייתכנו צרכים נוספים שיש לבחון לפני סגירת האירוע.
תארו את החוויה המוסכמת במדויק
לאחר אישור הפורמט, ספרו למשתתפים למה לצפות ואילו אפשרויות השתתפות זמינות. כללו הוראות הכנה והסבירו למי פונים עם שאלה. תארו את החוויה כהזדמנות לגלות סומו יחד, עם השתתפות שמתאימה לקבוצה. אחרי האירוע הזמינו משוב ממשתתפים ומצופים כאחד. ההבדלים ביניהם יעזרו להעריך אם הפורמט התאים ומה לשנות בהזמנה הבאה.