La gjestene velge hvordan de vil delta
En bedriftsgruppe kan bestå av mennesker med svært ulike interesser, ulik trygghet og ulik lyst til å delta i fysisk aktivitet. Spør hva deltakerne trenger å vite før de bestemmer hvordan de vil være med. Unngå å fremstille entusiastisk deltakelse som en prøve på lagånd. Beskriv sammensetningen ærlig i arrangementsplanen, og spør arrangøren hvordan det foreslåtte programmet kan ta hensyn til den. Muligheten til å se på eller velge andre alternativer må forespørres og bekreftes.
Del relevante behov tidlig
Samle praktiske spørsmål om tilgjengelighet, klær, kommunikasjon og komfort via en egnet kontaktperson for arrangementet. Gi leverandøren informasjonen som trengs for å vurdere programmet, uten å dele personlige opplysninger med flere enn nødvendig. Spør hvordan instruksjonene gis, og hvordan deltakerne kan stille spørsmål eller be om en pause. En engelsktolk kan være del av teamet, men en internasjonal gruppe kan ha flere behov som bør vurderes før arrangementet fastsettes.
Beskriv den avtalte opplevelsen presist
Når arrangøren har bekreftet opplegget, fortell deltakerne hva de kan vente seg, og hvilke valgmuligheter de har. Ta med forberedelsesinstruksjoner og opplys om hvem de kan kontakte med spørsmål. Beskriv opplevelsen som en mulighet til å oppdage sumo sammen, med deltakelse som passer gruppen. Be om tilbakemeldinger fra både aktive deltakere og tilskuere etter arrangementet. De ulike erfaringene kan hjelpe dere å vurdere om opplegget passet gruppen, og hva som bør endres ved en senere bestilling.