Gå tilbake til det opprinnelige formålet
Begynn med målet som ble skrevet i arrangementsplanen. Hvis målet var en innføring i sumokultur, spør hva deltakerne forstod eller ble nysgjerrige på. Hvis målet var veiledet deltakelse, spør om instruksjonene og valgmulighetene var tydelige. Ikke bruk oppmøte eller entusiastiske bilder som bevis på en bredere forbedring av teamet. En nyttig evaluering vurderer opplevelsen som faktisk var planlagt, slik at konklusjonene blir lettere å diskutere med kolleger og leverandøren.
Still noen få konkrete spørsmål
Be deltakerne kommentere informasjonen på forhånd, kommunikasjonen, kulturformidlingen og om opplegget passet. Ta med et spørsmål om hva som var uklart eller kunne vært bedre tilrettelagt. Spør både tilskuere og aktive deltakere, siden de kan ha opplevd programmet forskjellig. Hold tilbakemeldingen kort nok til at den kan gis mens arrangementet fortsatt er friskt i minnet. Dere trenger ikke et langt spørreskjema for å oppdage at veibeskrivelsen eller klesinstruksjonene burde vært tydeligere.
Vurder både økten og reiseopplegget
Gå gjennom selve økten sammen med transport, samling, skifting og avreise, og noter hvem som hadde ansvar for hver del. Da unngår dere at en uvedkommende transportforsinkelse gir et uriktig bilde av veiledningen, eller at en god aktivitet skjuler et koordineringsproblem som kunne vært unngått. Del relevante tilbakemeldinger med arrangøren, og behold et kort notat til senere planlegging. Hold bekreftede fakta og deltakernes observasjoner atskilt fra egne tolkninger, slik at neste arrangementsteam får et konkret grunnlag å lære av.