Pozwól gościom wybrać sposób udziału
Grupa firmowa może łączyć osoby o bardzo różnej ciekawości, pewności siebie i chęci aktywności fizycznej. Zapytaj uczestników, czego potrzebują się dowiedzieć przed wyborem sposobu udziału. Nie przedstawiaj entuzjastycznego ćwiczenia jako sprawdzianu ducha zespołu. Opis wydarzenia powinien uczciwie oddawać różnorodność i pytać organizatora, jak program może ją uwzględnić. Obserwację i inne alternatywy należy zamówić oraz potwierdzić, nie zakładać.
Przekaż ważne potrzeby wcześnie
Zbierz pytania o dostęp, strój, komunikację i komfort przez odpowiednią osobę kontaktową. Przekaż dostawcy informacje potrzebne do oceny programu, bez szerszego niż konieczne rozpowszechniania danych osobowych. Zapytaj, jak będą przekazywane wskazówki i jak uczestnicy mogą zadawać pytania lub prosić o przerwę. Tłumacz angielskiego może należeć do zespołu, lecz międzynarodowa grupa może mieć dodatkowe potrzeby, które trzeba rozważyć przed finalizacją wydarzenia.
Opisz uzgodnione zajęcia rzetelnie
Po potwierdzeniu formy przez organizatora poinformuj uczestników, czego się spodziewać i jakie mają opcje udziału. Dołącz instrukcje przygotowania i wskaż kontakt do pytań. Opisz zajęcia jako szansę wspólnego poznania sumo, z udziałem dostosowanym do grupy. Po wydarzeniu poproś o opinie zarówno ćwiczących, jak i obserwatorów. Ich odmienne przeżycia pomogą ocenić dopasowanie formy i potrzebne zmiany przy kolejnej rezerwacji.