Meséljetek az alkalomról
Induljatok ki abból, mit éljen át együtt a csoport: kulturális bevezetést, kérdezési lehetőséget vagy egy nagyobb ösztönző programba illő irányított tevékenységet. Írjátok le a résztvevőket és azt, mennyire ismerhetik a szumót. Ne feltételezzétek, hogy egy aktivitás automatikusan javítja a csapatmunkát vagy üzleti eredményt hoz. A világos cél gyakorlati tervezési alapot ad a szervezőnek, és ésszerű kiindulópontot az esemény utólagos értékeléséhez.
Válasszatok a létszámhoz illő helyszínt
Az igazi ring leginkább legfeljebb 20 fős csoportoknak megfelelő. A szokásos szőnyeges formátum 10–30 résztvevőre készült, nagyobb, egyedileg szervezett program akár 200 fős csoportnak is elérhető. Nagy létszámnál külön kell egyeztetni a térről, oktatói csapatról, részvételről és időbeosztásról; nem egyszerűen egy kis foglalkozás felnagyításáról van szó. Adjátok meg a várható létszámot, a bizonytalanságokat és azt, mikor lesz végleges a szám.
Tervezzétek meg a napot a rendezvénycsapattal
Szerepeljen a kívánt város, az időpontok lehetősége, a helyszíni igények, a nyelvi szükségletek és a kapcsolódó események időrendje. A program körülbelül 90 perc, az érkezés, átöltözés és távozás viszont külön megerősítendő. Adjátok meg, ki koordinálja a csoportot, és hogyan jutnak el a résztvevők kérdései a szervezőhöz. Privát foglalást legalább két héttel előre javaslunk; az egyedi kéréseket minél korábban jelezzétek. A belső meghirdetés előtt kérjetek írásos ajánlatot az elfogadott formátummal, csapattal és felelősségi körökkel.