Povedzte nám o príležitosti
Začnite tým, čo má skupina spoločne zažiť: kultúrny úvod, príležitosť klásť otázky alebo vedenú aktivitu v rámci širšieho motivačného programu. Opíšte účastníkov a ich pravdepodobnú znalosť suma. Nepredpokladajte, že aktivita automaticky zlepší tímovú spoluprácu alebo prinesie obchodný výsledok. Jasný cieľ dáva organizátorovi praktické východisko pre plán a tímu podujatia rozumný základ na neskoršie hodnotenie.
Vyberte miesto podľa veľkosti skupiny
Skutočný ring je najvhodnejší pre skupiny do 20 osôb. Štandardný formát na žinenkách slúži pre 10–30 účastníkov, väčšie programy na mieru sú dostupné pre skupiny do 200 osôb. Väčší počet vyžaduje konkrétny rozhovor o priestore, tíme, účasti a časovaní; nejde o jednoduché zväčšenie malého termínu. Uveďte očakávaný počet, prípadnú neistotu a to, kedy bude známy konečný stav.
Plánujte deň s tímom podujatia
Zahrňte preferované mesto, možné dátumy, požiadavky na miesto, jazykové potreby a okolitý program. Samotný program trvá približne 90 minút, kým príchod, prezliekanie a odchod treba potvrdiť. Uveďte, kto koordinuje skupinu a ako sa otázky účastníkov dostanú k organizátorovi. Súkromné rezervácie odporúčame aspoň dva týždne vopred a individuálne požiadavky treba oznámiť čo najskôr. Pred interným propagovaním aktivity žiadajte písomnú ponuku s dohodnutým formátom, tímom a zodpovednosťami.