अवसरबारे बताउनुहोस्
समूहले सँगै के अनुभव गरोस् भन्नेबाट सुरु गर्नुहोस्: सांस्कृतिक परिचय, प्रश्न सोध्ने अवसर वा ठूलो प्रोत्साहन कार्यक्रमभित्रको निर्देशित गतिविधि। सहभागी र उनीहरू सुमोसँग कति परिचित हुन सक्छन् भन्ने वर्णन गर्नुहोस्। गतिविधिले स्वतः टोलीकार्य सुधार्छ वा व्यावसायिक नतिजा दिन्छ भन्ने नमान्नुहोस्। स्पष्ट उद्देश्यले आयोजकलाई योजना बनाउने व्यावहारिक आधार दिन्छ र कार्यक्रम टोलीलाई पछि अनुभव मूल्याङ्कन गर्ने उचित आधार दिन्छ।
समूहको सङ्ख्याअनुसार स्थल छान्नुहोस्
वास्तविक अखडा बीस जनासम्मका समूहका लागि सबैभन्दा उपयुक्त हुन्छ। सामान्य म्याट कार्यक्रम दसदेखि तीस जनाका लागि हुन्छ र दुई सय जनासम्मका लागि अनुकूलित ठूलो कार्यक्रम उपलब्ध छ। ठूलो सङ्ख्याका लागि ठाउँ, कर्मचारी, सहभागिता र कार्यक्रमको समयबारे विशेष छलफल चाहिन्छ; यसलाई सानो सत्रको आकार बढाएको मात्र मान्नु हुँदैन। अपेक्षित सहभागी सङ्ख्या, कुनै अनिश्चितता र अन्तिम सङ्ख्या कहिले थाहा हुन्छ साझा गर्नुहोस्।
कार्यक्रम टोलीसँग दिनको योजना बनाउनुहोस्
मनपर्ने सहर, सम्भावित मिति, स्थलको आवश्यकता, भाषाको आवश्यकता र अघिपछिको कार्यक्रम तालिका समावेश गर्नुहोस्। कार्यक्रम करिब नब्बे मिनेटको हुन्छ, तर आगमन, लुगा फेर्ने र प्रस्थानको व्यवस्था पुष्टि गर्नुपर्छ। समूहको समन्वय कसले गर्छ र सहभागीका प्रश्न आयोजकसम्म कसरी पुग्छन् बताउनुहोस्। निजी बुकिङ कम्तीमा दुई हप्ता अगाडि गर्न सिफारिस गरिन्छ र विशेष अनुरोध सकेसम्म चाँडो उठाउनुपर्छ। संस्थाभित्र गतिविधि प्रचार गर्नुअघि सहमति भएको ढाँचा, कर्मचारी र जिम्मेवारी उल्लेख भएको लिखित प्रस्ताव माग्नुहोस्।