अवसर के बारे में बताएं
पहले तय करें कि समूह साथ क्या अनुभव करे: सांस्कृतिक परिचय, सवाल पूछने का अवसर या बड़े प्रोत्साहन कार्यक्रम में मार्गदर्शित गतिविधि। प्रतिभागियों और सूमो के बारे में उनकी संभावित जानकारी का वर्णन करें। यह न मानें कि गतिविधि से अपने-आप टीमवर्क सुधरेगा या व्यावसायिक परिणाम मिलेगा। स्पष्ट उद्देश्य आयोजक को व्यावहारिक योजना का आधार देता है और आयोजन टीम को बाद में अनुभव परखने का सही पैमाना मिलता है।
समूह के आकार के अनुसार स्थल चुनें
असली अखाड़ा बीस तक के समूह के लिए आदर्श है। सामान्य मैट प्रारूप दस से तीस प्रतिभागियों का है; बड़े अनुकूलित कार्यक्रम दो सौ तक के समूह के लिए उपलब्ध हो सकते हैं। अधिकप्रतिभागियों की संख्या के लिए जगह, स्टाफ, भागीदारी और आयोजन समय पर विशेष चर्चा चाहिए; यह छोटे सत्र का केवल बड़ा रूप नहीं है। संभावित संख्या, उसमें अनिश्चितता और अंतिम संख्या कब पता चलेगी, यह बताएं।
अपनी आयोजन टीम के साथ दिन की योजना बनाएं
पसंद का शहर, संभावित तारीखें, स्थल की जरूरतें, भाषाएं और आसपास के आयोजन की समय-सारणी दें। कार्यक्रम लगभग नब्बे मिनट है; पहुंचने, कपड़े बदलने और निकलने की पुष्टि अलग चाहिए। बताएं कि समूह का समन्वय कौन करेगा और प्रतिभागियों के सवाल आयोजक तक कैसे पहुंचेंगे। निजी बुकिंग कम से कम दो सप्ताह पहले करने की सलाह है; विशेष अनुरोध यथासंभव जल्दी उठाएं। गतिविधि का आंतरिक प्रचार करने से पहले तय प्रारूप, स्टाफ और जिम्मेदारियों वाला लिखित प्रस्ताव मांगें।