Ceritakan tentang acaranya
Mulakan dengan pengalaman bersama yang diharapkan: pengenalan budaya, peluang bertanya, atau aktiviti berpandu dalam program insentif yang lebih luas. Jelaskan peserta dan anggaran pengetahuan mereka tentang sumo. Jangan menganggap aktiviti secara automatik memperbaiki kerjasama pasukan atau menghasilkan kesan perniagaan. Tujuan jelas memberi asas praktikal bagi pengendali dan asas wajar bagi pasukan acara untuk menilai pengalaman selepas itu.
Pilih tempat sesuai jumlah peserta
Gelanggang sebenar paling sesuai untuk kumpulan hingga dua puluh orang. Format tikar latihan standard melayani sepuluh hingga tiga puluh peserta, dengan program khusus lebih besar tersedia hingga dua ratus. Jumlah besar memerlukan perbincangan khusus tentang ruang, pasukan, penyertaan, dan masa acara; bukan sekadar memperbesar sesi kecil. Maklumkan anggaran jumlah, ketidakpastian, dan bila jumlah akhir akan diketahui.
Rancang hari bersama pasukan acara
Sertakan bandar pilihan, julat tarikh, keperluan tempat, bahasa, dan jadual acara di sekitarnya. Program kira-kira sembilan puluh minit, sementara kedatangan, berganti pakaian, dan berlepas perlu disahkan. Tentukan penyelaras kumpulan dan cara pertanyaan peserta disampaikan kepada pengendali. Tempahan peribadi disyorkan sekurang-kurangnya dua minggu lebih awal, dan permintaan khusus sebaiknya dikemukakan seawal mungkin. Mintalah cadangan bertulis yang menyebut format, pasukan, dan tanggungjawab sebelum mempromosikan aktiviti secara dalaman.