הקצו זמן לחוויה המלאה
התוכנית הפרטית אורכת כתשעים דקות. שאלו אילו פעילויות ומשימות מעשיות כלולות בפרק הזמן הזה לפני שילובו בין הזמנות אחרות. הוראות ההגעה, החלפת הבגדים וצפי העזיבה דורשים תשומת לב נפרדת. אם ללקוח יש אחר כך ארוחה, רכבת או פגישה בשעה קבועה, ציינו זאת מוקדם. קל יותר לבדוק לוח זמנים בתכנון מאשר לדחוס את החוויה לאחר שההזמנה אושרה.
תכננו לפי מקומות ממשיים
בטוקיו אפשרות הזירה הפרטית נמצאת בפארק הייוואנומורי באוטה, והמקום מאושר לכל הזמנה. באוסקה מקום התוכנית הוא בניין KG, 14-13 אישיגצוג’יצ’ו, טנוג’י, המתואר ככשמונה דקות ברכבת מנמבה. אף פרט אינו מסלול מלא מדלת המלון. בדקו את הדרך ואת נקודת המפגש המדויקות, עם גישה לתחנות, הליכה וצרכי הקבוצה, ולא רק את קטע הרכבת.
תנו לשאר היום מרווח נשימה
בחרו את המסלול שמסביב לאחר שהספק מאשר פורמט ותזמון. משפחות, מאמנים מבקרים וקבוצות גדולות עשויים להזדקק להכנות ולהגעה שונות גם כשמשך המפגש דומה. שאלו מה הלקוח רוצה מיתר היום ואל תערמו התחייבויות רק משום שהפעילות נראית קצרה על הנייר. שתפו לוח זמנים סופי שמבחין בין שעות מאושרות להערכות, וודאו שמי שמלווה את הקבוצה מבין את ההבדלים.