Sett av tid til hele opplevelsen
Det private programmet varer omtrent 90 minutter. Spør hvilke aktiviteter og praktiske gjøremål som inngår i denne tiden, før dere plasserer økten mellom andre reservasjoner. Oppmøteinstruksjoner, skifting og forventet avreise må også avklares. Hvis kunden har en fast lunsj, togavgang eller avtale etterpå, bør dere si fra om dette tidlig. Det er lettere å vurdere en foreslått timeplan under planleggingen enn å komprimere opplevelsen etter at bestillingen er bekreftet.
Planlegg ut fra de faktiske stedene
I Tokyo ligger alternativet med privat ring i Heiwanomori-parken i Ota, og treningsstedet bekreftes for hver bestilling. I Osaka er programstedet KG Building, 14-13 Ishigatsujicho, Tennoji, beskrevet som omtrent åtte minutter med tog fra Namba. Ingen av disse opplysningene dekker hele reisen fra hotelldøren. Sjekk den konkrete ruten og møtepunktet, og ta hensyn til adkomst på stasjonen, gange og reisefølgets behov, fremfor å regne bare selve togturen.
Gi resten av dagen litt luft
Planlegg aktivitetene rundt økten etter at leverandøren har bekreftet opplegg og tidspunkt. Familier, besøkende trenere og store grupper kan ha ulike behov for forberedelser og oppmøte, selv om øktene varer omtrent like lenge. Spør kunden hva de ønsker av resten av dagen, og unngå å presse inn avtaler bare fordi aktiviteten ser kort ut på papiret. Del en endelig timeplan som skiller mellom bekreftede tider og anslag, og sørg for at den som følger reisefølget, forstår forskjellen.