Predvidite vrijeme za cijelo iskustvo
Privatni program traje približno 90 minuta. Prije nego što ga smjestite između drugih rezervacija, pitajte koje su aktivnosti i praktični zadaci uključeni u to vrijeme. Upute za dolazak, presvlačenje i očekivani odlazak zaslužuju zasebnu pozornost. Ako klijent poslije ima fiksni ručak, vlak ili sastanak, rano navedite to ograničenje. Lakše je procijeniti predloženi raspored tijekom planiranja nego skraćivati iskustvo nakon potvrde rezervacije.
Planirajte prema stvarnim lokacijama
U Tokiju se opcija privatnog ringa nalazi u parku Heiwanomori u Oti, a lokacija se potvrđuje za svaku rezervaciju. U Osaki je lokacija programa KG Building, 14-13 Ishigatsujicho, Tennoji, opisana kao udaljena oko osam minuta vlakom od Nambe. Nijedan podatak ne predstavlja cijelo putovanje od hotelskih vrata. Provjerite točnu rutu i mjesto susreta, uzimajući u obzir pristup postaji, hodanje i potrebe grupe, a ne samo vožnju vlakom.
Ostavite prostora u ostatku dana
Odaberite okolne aktivnosti nakon što pružatelj potvrdi format i vrijeme. Obitelji, gostujući treneri i velike grupe mogu trebati različitu pripremu i dolazak, čak i kada njihovi termini traju slično. Pitajte klijenta što želi od ostatka dana i izbjegnite gomilanje obveza samo zato što aktivnost na papiru izgleda kratko. Podijelite konačan raspored koji razlikuje potvrđene termine od procjena i pobrinite se da osoba u pratnji razumije te razlike.