Предвидете време за цялото преживяване
Частната програма продължава приблизително деветдесет минути. Попитайте кои дейности и практически задачи влизат в този период, преди да поставите заниманието между други резервации. Указанията за пристигане, преобличането и очакваното тръгване заслужават отделно внимание. Ако след това клиентът има обяд, влак или среща с фиксиран час, посочете това ограничение отрано. По-лесно е предложеният график да се оцени при планирането, отколкото преживяването да се съкращава след потвърждаване на резервацията.
Планирайте според действителните местоположения
В Токио частният вариант с дохьо е в парк „Хейваномори“ в Ота, като мястото се потвърждава за всяка резервация. В Осака програмата се провежда в KG Building, 14-13 Ishigatsujicho, Tennoji, описано като място на около осем минути с влак от Намба. Нито едното описание не обхваща цялото пътуване от вратата на хотела. Проверете точния маршрут и мястото за среща, като включите достъпа до гарите, ходенето пеша и нуждите на групата, а не само пътуването с влак.
Оставете свободно време и за останалата част от деня
Изберете останалите части от маршрута, след като доставчикът потвърди формата и часовете. Семействата, гостуващите треньори и големите групи може да имат нужда от различна подготовка и организация на пристигането, дори заниманията им да са с подобна продължителност. Попитайте клиента какво иска от останалата част на деня и не трупайте ангажименти само защото заниманието изглежда кратко на хартия. Споделете окончателен график, който разграничава потвърдените часове от приблизителните, и се уверете, че придружителят на групата разбира тази разлика.