Zostavte rozvrh od miesta stretnutia
Potvrďte vchod do objektu a miesto, kde sa má skupina zhromaždiť. Opýtajte sa, či musia všetci prísť naraz a kto ich prijme. Ak sa doprava organizuje osobitne, dajte vodičovi alebo sprievodcovi rovnaké písomné pokyny ako organizátorovi. Na program počítajte približne s 90 minútami a pridajte čas na príchod a odchod skupiny. Zhromaždenie, chôdzu od miesta vystúpenia a prípadné prezliekanie treba zohľadniť ešte pred začiatkom aktivity.
Jasne prideľte koordináciu
Vyberte kontaktnú osobu skupiny, ktorá vie evidovať účastníkov, oznámiť meškanie a odovzdať pokyny. Opýtajte sa poskytovateľa, ako by neskoré príchody ovplyvnili navrhovaný program, aby ste skupinu informovali presne. Pri tréningu na žinenkách v rámci podujatia na mieru objasnite vstup do priestoru aktivity a zodpovednosť za okolité priestory. Väčšie skupiny potrebujú vlastný dohodnutý plán pohybu a komunikácie; rozvrh malej skupiny nemusí byť priamo použiteľný.
Chráňte čas na ďalšiu cestu
Pred potvrdením nasledujúceho podujatia určite, kedy môžu byť účastníci reálne pripravení odísť a čo ešte musia dokončiť. Podľa dohody môže ísť o vyzdvihnutie vecí alebo opätovné zhromaždenie so sprievodcom. Jeden konečný rozvrh zdieľajte s poskytovateľom, kontaktom pre dopravu a vedúcim podujatia a jasne označte odhady. V daný deň riešte zmeny cez dohodnutý kontakt. Potvrďte zodpovednosť za transfery a sprievod, aby prechod do ďalšej časti dňa prebehol hladko.