Bygg tidsplanen rundt møtepunktet
Bekreft inngangen til treningsstedet og hvor gruppen skal samles. Spør om alle må komme samtidig, og hvem som tar imot dere. Dersom transporten ordnes separat, gi sjåføren eller reiselederen de samme skriftlige instruksjonene som arrangøren. Sett av rundt 90 minutter til programmet og ekstra tid til gruppens ankomst og avreise. Samling, gange fra avstigningsstedet og eventuell skifting må tas med i planleggingen før aktiviteten begynner.
Fordel koordineringsansvaret tydelig
Velg en kontaktperson som kan holde oversikt over deltakerne, varsle om forsinkelser og videreformidle instrukser. Spør leverandøren hvordan sen ankomst vil påvirke programmet, slik at gruppen får korrekt informasjon. For en matteøkt på et skreddersydd arrangement bør dere avklare adkomsten til aktivitetsområdet og hvem som har ansvar for lokalene rundt. Større grupper trenger en egen avtalt plan for forflytning og kommunikasjon; en tidsplan for et lite reisefølge passer ikke nødvendigvis direkte.
Ta hensyn til reisen videre
Før dere bekrefter neste aktivitet, avklar når deltakerne realistisk kan være klare til å dra, og hva som må gjøres først. Det kan for eksempel være å hente eiendeler eller samle gruppen med reiselederen, avhengig av avtalen. Del én endelig tidsplan med leverandøren, transportkontakten og arrangementsansvarlig, og marker anslag tydelig. Bruk den avtalte kontaktpersonen ved endringer på dagen. Bekreft hvem som håndterer transport og ledsagelse, slik at overgangen til neste del av dagen går smidig.