भेट्ने बिन्दुबाट तालिका बनाउनुहोस्
स्थलको प्रवेशद्वार र समूह भेला हुने ठाउँ पुष्टि गर्नुहोस्। सबै एकैचोटि आइपुग्नुपर्छ कि पर्दैन र स्वागत कसले गर्छ सोध्नुहोस्। यातायात छुट्टै व्यवस्था गरिँदै छ भने चालक वा साथ दिने व्यक्तिलाई आयोजककै जस्तो लिखित निर्देशन दिनुहोस्। कार्यक्रमका लागि करिब 90 मिनेट र समूहको आगमन तथा प्रस्थानका लागि थप समय राख्नुहोस्। भेला हुने, सवारीले झारेको ठाउँबाट हिँड्ने र लुगा फेर्ने व्यवस्था गतिविधि सुरु हुनुअघि विचार गर्नुपर्छ।
समन्वयको जिम्मेवारी स्पष्ट तोक्नुहोस्
उपस्थितिको हिसाब राख्न, ढिलाइबारे जानकारी दिन र निर्देशन पुर्याउन सक्ने समूह सम्पर्क व्यक्ति छान्नुहोस्। ढिला आइपुग्दा प्रस्तावित कार्यक्रममा कस्तो असर पर्छ सेवा प्रदायकलाई सोध्नुहोस्, ताकि समूहलाई सही जानकारी दिन सकियोस्। अनुकूलित कार्यक्रमको म्याट सत्रमा गतिविधिस्थलसम्मको पहुँच र वरपरको स्थल व्यवस्थाको जिम्मेवारी कसको हो स्पष्ट पार्नुहोस्। ठूलो समूहका लागि आवतजावत र सञ्चारको छुट्टै सहमति भएको योजना चाहिन्छ; सानो समूहको तालिका सीधै विस्तार गर्न नमिल्न सक्छ।
त्यसपछिको यात्रा सहज बनाउनुहोस्
अर्को कार्यक्रम पुष्टि गर्नुअघि सहभागी व्यावहारिक रूपमा कहिले निस्कन तयार हुन्छन् र प्रस्थानअघि के काम बाँकी रहन्छ निर्धारण गर्नुहोस्। वास्तविक व्यवस्थाअनुसार सामान उठाउने वा साथ दिने व्यक्तिसँग फेरि भेला हुने काम पर्न सक्छन्। अनुमानित समय स्पष्ट चिनाइएको एउटै अन्तिम तालिका सेवा प्रदायक, यातायात सम्पर्क व्यक्ति र कार्यक्रम प्रमुखलाई साझा गर्नुहोस्। त्यस दिन परिवर्तनका लागि सहमति भएको सम्पर्क माध्यम प्रयोग गर्नुहोस्। दिनको अर्को चरण सहज चलोस् भनेर यातायात र साथ दिने जिम्मेवारी कसले सम्हाल्छ पुष्टि गर्नुहोस्।