Ehita graafik kohtumispunktist alates
Kinnita koha sissepääs ja rühma kogunemispaik. Küsi, kas kõik peavad koos saabuma ja kes nad vastu võtab. Kui transport korraldatakse eraldi, anna juhile või saatjale samad kirjalikud juhised nagu korraldajale. Arvesta programmiks umbes 90 minutit, lisades rühma saabumise ja lahkumise aja. Kogunemist, mahapanekukohast kõndimist ning riietumiskorraldust tuleb arvestada enne tegevuse algust.
Määra koordineerimine selgelt
Vali rühma kontakt, kes saab osalejad üle lugeda, hilinemistest teada anda ja juhiseid edasi anda. Küsi teenusepakkujalt, kuidas hilinejad pakutud programmi mõjutaksid, et saaksid rühma täpselt teavitada. Eritellimusel ürituse matitunni jaoks täpsusta ligipääs tegevusruumile ja see, kes vastutab ülejäänud koha korralduse eest. Suuremad rühmad vajavad oma kokkulepitud liikumis- ja suhtlusplaani; väikese seltskonna graafik ei pruugi otse suuremale sobida.
Kaitse edasist reisiplaani
Enne järgmise ürituse kinnitamist selgita välja, millal osalejad saavad mõistlikult lahkumiseks valmis olla ja millised toimingud veel jäävad. Need võivad tegelikust korraldusest sõltuvalt hõlmata asjade võtmist või saatjaga uuesti kogunemist. Jaga teenusepakkuja, transpordikontakti ja ürituse juhiga üht lõplikku graafikut, märkides hinnangud selgelt. Päeva jooksul kasuta muudatusteks kokkulepitud suhtluskontakti. Kinnita, kes tegeleb transfeeride ja saatmisega, et üleminek järgmisse päevaossa kulgeks sujuvalt.