মিলনস্থল থেকে সময়সূচি গড়ুন
প্রবেশপথ ও দল কোথায় জমা হবে নিশ্চিত করুন। সবাইকে একসঙ্গে আসতে হবে কি না এবং কে গ্রহণ করবেন জিজ্ঞাসা করুন। পরিবহন আলাদা হলে চালক বা সঙ্গীকে আয়োজকের মতো একই লিখিত নির্দেশ দিন। অনুষ্ঠানে প্রায় 90 মিনিট, সঙ্গে দলের আসা-যাওয়ার বাড়তি সময় রাখুন। একত্র হওয়া, নামার জায়গা থেকে হাঁটা এবং পোশাক বদলানো শুরু হওয়ার আগেই বিবেচনা করুন।
সমন্বয়ের দায়িত্ব স্পষ্ট করুন
যিনি উপস্থিতি দেখবেন, দেরির খবর দেবেন ও নির্দেশ পৌঁছাবেন এমন দলীয় যোগাযোগ বাছুন। দেরিতে এলে অনুষ্ঠান কীভাবে বদলাবে সেবাদাতাকে জিজ্ঞাসা করুন, যাতে দলকে সঠিকভাবে বলতে পারেন। বিশেষ আয়োজনের ম্যাট সেশনে কার্যক্রমস্থলে প্রবেশ ও বাইরের স্থানের ব্যবস্থার দায়িত্ব পরিষ্কার করুন। বড় দলের চলাচল ও যোগাযোগের নিজস্ব সম্মত পরিকল্পনা লাগে; ছোট দলের সূচি সরাসরি বড় করা নাও যেতে পারে।
পরবর্তী যাত্রা ঠিক রাখুন
পরের আয়োজন নিশ্চিত করার আগে অংশগ্রহণকারীরা কখন বাস্তবে বেরোতে প্রস্তুত হবেন ও কী কাজ বাকি থাকবে জানুন। ব্যবস্থা অনুযায়ী জিনিস নেওয়া বা সঙ্গীর সঙ্গে পুনরায় জড়ো হওয়া লাগতে পারে। সেবাদাতা, পরিবহন-যোগাযোগ ও আয়োজনপ্রধানকে একই চূড়ান্ত সূচি দিন, অনুমানগুলি স্পষ্ট রাখুন। সেদিন বদল হলে সম্মত যোগাযোগ ব্যবহার করুন। যাতায়াত ও সঙ্গ দেওয়া কার দায়িত্ব নিশ্চিত করুন, যাতে পরের কাজে যাওয়া মসৃণ হয়।