भेटीच्या जागेपासून वेळापत्रक बनवा
प्रवेशद्वार आणि गटाने कुठे जमावे ते निश्चित करा. सर्वांनी एकत्र यावे का आणि स्वागत कोण करेल विचारा. वाहतूक स्वतंत्र असेल तर चालक किंवा सोबतीला आयोजकाप्रमाणेच लेखी सूचना द्या. कार्यक्रमाला सुमारे 90 मिनिटे आणि येण्या-जाण्याला अतिरिक्त वेळ ठेवा. जमणे, वाहनातून उतरल्यापासून चालणे आणि कपडे बदलणे यांचा उपक्रम सुरू होण्याआधी विचार हवा.
समन्वयाची जबाबदारी स्पष्ट करा
उपस्थिती, उशीर आणि सूचना पोहोचवण्यासाठी गटाचा संपर्क निवडा. उशिरा येण्याचा कार्यक्रमावर काय परिणाम होईल विचारा, म्हणजे गटाला अचूक सांगता येईल. खास कार्यक्रमाच्या मॅट सत्रात उपक्रमाच्या जागेत प्रवेश आणि आजूबाजूच्या व्यवस्थेची जबाबदारी स्पष्ट करा. मोठ्या गटासाठी हालचाल व संवादाची स्वतंत्र मान्य योजना लागते; छोट्या गटाचे वेळापत्रक तंतोतंत मोठे करता येईलच असे नाही.
पुढील प्रवास व्यवस्थित ठेवा
पुढील कार्यक्रम ठरवण्याआधी सहभागी कधी निघायला तयार होतील आणि कोणती कामे उरतील ते जाणून घ्या. प्रत्यक्ष व्यवस्थेनुसार सामान घेणे किंवा सोबत्याबरोबर पुन्हा जमणे असू शकते. पुरवठादार, वाहतूक संपर्क आणि आयोजन प्रमुखाला एक अंतिम वेळापत्रक द्या, अंदाज स्पष्ट करा. त्या दिवशी बदलांसाठी ठरलेला संपर्क वापरा. वाहतूक व सोबत जाण्याची जबाबदारी निश्चित करा, म्हणजे पुढील टप्पा सुरळीत होईल.