ಭೇಟಿಯ ಸ್ಥಳದಿಂದ ವೇಳಾಪಟ್ಟಿ ರೂಪಿಸಿ
ಸ್ಥಳದ ಪ್ರವೇಶದ್ವಾರ ಮತ್ತು ಗುಂಪು ಸೇರಬೇಕಾದ ಜಾಗ ದೃಢಪಡಿಸಿ. ಎಲ್ಲರೂ ಒಟ್ಟಿಗೆ ಬರಬೇಕೇ ಮತ್ತು ಯಾರು ಸ್ವಾಗತಿಸುತ್ತಾರೆ ಎಂದು ಕೇಳಿ. ಸಾರಿಗೆಯನ್ನು ಪ್ರತ್ಯೇಕವಾಗಿ ವ್ಯವಸ್ಥೆ ಮಾಡುತ್ತಿದ್ದರೆ ಸಂಘಟಕರಿಗಿರುವ ಅದೇ ಲಿಖಿತ ಸೂಚನೆಗಳನ್ನು ಚಾಲಕ ಅಥವಾ ಸಹಾಯಕನಿಗೆ ನೀಡಿ. ಕಾರ್ಯಕ್ರಮಕ್ಕೆ ಸುಮಾರು 90 ನಿಮಿಷ ಮತ್ತು ಗುಂಪಿನ ಆಗಮನ ಹಾಗೂ ನಿರ್ಗಮನಕ್ಕೆ ಹೆಚ್ಚುವರಿ ಸಮಯ ಮೀಸಲಿಡಿ. ಒಟ್ಟುಗೂಡುವುದು, ವಾಹನ ಇಳಿಸುವ ಸ್ಥಳದಿಂದ ನಡೆದುಬರುವುದು ಮತ್ತು ಬಟ್ಟೆ ಬದಲಾಯಿಸುವ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳನ್ನು ಚಟುವಟಿಕೆ ಆರಂಭವಾಗುವ ಮೊದಲು ಪರಿಗಣಿಸಬೇಕು.
ಸಮನ್ವಯದ ಜವಾಬ್ದಾರಿಯನ್ನು ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ವಹಿಸಿ
ಹಾಜರಾತಿ ನೋಡಿಕೊಳ್ಳಲು, ವಿಳಂಬ ತಿಳಿಸಲು ಮತ್ತು ಸೂಚನೆಗಳನ್ನು ತಲುಪಿಸಲು ಸಾಧ್ಯವಿರುವ ಗುಂಪಿನ ಸಂಪರ್ಕ ವ್ಯಕ್ತಿ ಆರಿಸಿ. ತಡವಾದ ಆಗಮನ ಪ್ರಸ್ತಾವಿತ ಕಾರ್ಯಕ್ರಮಕ್ಕೆ ಹೇಗೆ ಪರಿಣಾಮ ಬೀರುತ್ತದೆ ಎಂದು ಸೇವಾದಾರರನ್ನು ಕೇಳಿ; ಆಗ ಗುಂಪಿಗೆ ನಿಖರ ಮಾಹಿತಿ ನೀಡಬಹುದು. ವಿಶೇಷ ಕಾರ್ಯಕ್ರಮದ ಮ್ಯಾಟ್ ಅಧಿವೇಶನಕ್ಕೆ ಚಟುವಟಿಕೆಯ ಸ್ಥಳದ ಪ್ರವೇಶ ಮತ್ತು ಸುತ್ತಲಿನ ಸ್ಥಳದ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗೆ ಯಾರು ಜವಾಬ್ದಾರರು ಎಂದು ಸ್ಪಷ್ಟಪಡಿಸಿ. ದೊಡ್ಡ ಗುಂಪುಗಳಿಗೆ ಚಲನೆ ಮತ್ತು ಸಂವಹನದ ಪ್ರತ್ಯೇಕ ಒಪ್ಪಿಕೊಂಡ ಯೋಜನೆ ಬೇಕು; ಸಣ್ಣ ಗುಂಪಿನ ವೇಳಾಪಟ್ಟಿಯನ್ನು ನೇರವಾಗಿ ವಿಸ್ತರಿಸಲು ಸಾಧ್ಯವಾಗದಿರಬಹುದು.
ಮುಂದಿನ ಪ್ರಯಾಣಕ್ಕೆ ಸಮಯ ಕಾಯ್ದಿಡಿ
ಮುಂದಿನ ಕಾರ್ಯಕ್ರಮ ದೃಢಪಡಿಸುವ ಮೊದಲು ಭಾಗವಹಿಸುವವರು ಯಾವಾಗ ಹೊರಡಲು ಸಿದ್ಧರಾಗಬಹುದು ಮತ್ತು ನಿರ್ಗಮನದ ಯಾವ ಕೆಲಸಗಳು ಉಳಿದಿವೆ ಎಂದು ನಿರ್ಧರಿಸಿ. ನಿಜವಾದ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗೆ ಅನುಗುಣವಾಗಿ ಸಾಮಾನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುವುದು ಅಥವಾ ಸಹಾಯಕನೊಂದಿಗೆ ಮತ್ತೆ ಒಟ್ಟುಗೂಡುವುದು ಸೇರಿರಬಹುದು. ಸೇವಾದಾರರು, ಸಾರಿಗೆ ಸಂಪರ್ಕ ಮತ್ತು ಕಾರ್ಯಕ್ರಮದ ನಾಯಕರೊಂದಿಗೆ ಒಂದೇ ಅಂತಿಮ ವೇಳಾಪಟ್ಟಿ ಹಂಚಿ ಅಂದಾಜುಗಳನ್ನು ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ಗುರುತಿಸಿ. ಆ ದಿನ ಬದಲಾವಣೆಗಳಿಗೆ ಒಪ್ಪಿಕೊಂಡ ಸಂಪರ್ಕ ವ್ಯಕ್ತಿಯನ್ನೇ ಬಳಸಿ. ದಿನದ ಮುಂದಿನ ಭಾಗಕ್ಕೆ ಸರಾಗವಾಗಿ ಸಾಗಲು ಸಾರಿಗೆ ಮತ್ತು ಜೊತೆಗೊಯ್ಯುವಿಕೆಯನ್ನು ಯಾರು ನಿರ್ವಹಿಸುತ್ತಾರೆ ಎಂದು ದೃಢಪಡಿಸಿ.