मिलने की जगह से समय-सारणी बनाएं
स्थल का प्रवेश द्वार और समूह के इकट्ठा होने की जगह पक्की करें। पूछें कि क्या सबको साथ पहुंचना है और स्वागत कौन करेगा। परिवहन अलग से तय हो रहा हो तो चालक या साथ जाने वाले व्यक्ति को आयोजक जैसे ही लिखित निर्देश दें। कार्यक्रम के लिए करीब 90 मिनट और समूह के आने-जाने के लिए अतिरिक्त समय रखें। इकट्ठा होना, वाहन से उतरने की जगह से पैदल जाना और कपड़े बदलना गतिविधि शुरू होने से पहले ध्यान में रखना जरूरी है।
समन्वय की जिम्मेदारी स्पष्ट दें
ऐसा समूह संपर्क चुनें जो उपस्थिति का हिसाब रखे, देरी बताए और निर्देश पहुंचाए। प्रदाता से पूछें कि देर से आने का प्रस्तावित कार्यक्रम पर क्या असर होगा, ताकि समूह को सही जानकारी दे सकें। खास आयोजन के मैट सत्र में गतिविधि स्थल तक पहुंच और आसपास की स्थल व्यवस्था की जिम्मेदारी स्पष्ट करें। बड़े समूहों के लिए आवाजाही और संवाद की अपनी सहमत योजना चाहिए; छोटे समूह की समय-सारणी सीधे लागू नहीं हो सकती।
आगे की यात्रा का ध्यान रखें
अगला आयोजन पक्का करने से पहले जानें कि प्रतिभागी व्यावहारिक रूप से कब निकलने को तैयार होंगे और कौन-से काम बाकी होंगे। वास्तविक व्यवस्था के अनुसार इनमें सामान लेना या मार्गदर्शक के साथ दोबारा इकट्ठा होना हो सकता है। प्रदाता, परिवहन संपर्क और आयोजन प्रमुख को एक अंतिम समय-सारणी दें, जिसमें अनुमान स्पष्ट हों। उस दिन बदलाव के लिए सहमत संपर्क का उपयोग करें। परिवहन और साथ ले जाने की जिम्मेदारी पक्की करें, ताकि दिन के अगले हिस्से में जाना सुचारु हो।