Byg tidsplanen op fra mødestedet
Bekræft stedets indgang, og hvor gruppen skal samles. Spørg, om alle skal ankomme sammen, og hvem der tager imod dem. Hvis transporten arrangeres særskilt, skal chaufføren eller ledsageren have samme skriftlige anvisninger som arrangøren. Afsæt omkring 90 minutter til programmet og ekstra tid til gruppens ankomst og afgang. Samling, gang fra afsætningsstedet og eventuel omklædning skal tænkes ind, inden aktiviteten begynder.
Placér koordineringsansvaret tydeligt
Vælg en gruppekontakt, der kan holde styr på deltagerne, meddele forsinkelser og videreformidle instruktioner. Spørg leverandøren, hvordan sen ankomst påvirker det foreslåede program, så gruppen kan informeres præcist. Ved et måtteforløb på et skræddersyet arrangement skal adgang til aktivitetsområdet og ansvaret for de omgivende lokaler afklares. Store grupper har brug for deres egen aftalte plan for bevægelse og kommunikation; et skema til en lille gruppe kan ikke nødvendigvis skaleres direkte.
Sikr den videre rejse
Inden næste arrangement bekræftes, skal I afklare, hvornår deltagerne realistisk kan være klar til at gå, og hvilke opgaver der resterer inden afgang. Det kan for eksempel være at hente ejendele eller samles med en ledsager, afhængigt af de konkrete aftaler. Del én endelig tidsplan med leverandør, transportkontakt og arrangementsansvarlig, og markér tydeligt, hvad der er skøn. Brug den aftalte kontaktperson ved ændringer på dagen. Bekræft ansvaret for transport og ledsagelse, så overgangen til næste del af dagen går glat.