Sestavte rozvrh od místa srazu
Potvrďte vstup do objektu a místo, kde se skupina shromáždí. Zeptejte se, zda musí přijet všichni společně a kdo je převezme. Je-li doprava zajišťována zvlášť, dejte řidiči nebo doprovodu stejné písemné pokyny jako organizátorovi. Na program vyhraďte přibližně 90 minut plus další čas na příjezd a odjezd skupiny. Shromáždění, chůzi od výstupního místa a případné převlékání je třeba zohlednit před začátkem aktivity.
Jasně určete koordinaci
Vyberte kontakt skupiny, který může evidovat přítomné, oznamovat zpoždění a předávat pokyny. Zeptejte se dodavatele, jak by pozdní příjezd ovlivnil program, abyste skupinu mohli přesně informovat. U lekce na žíněnkách při akci na míru vyjasněte přístup k prostoru a odpovědnost za ostatní provoz místa. Větší skupiny potřebují vlastní dohodnutý plán pohybu a komunikace; rozvrh pro malou skupinu nemusí přímo fungovat ve větším měřítku.
Zajistěte plynulý další přesun
Před potvrzením následující akce zjistěte, kdy mohou být účastníci realisticky připraveni odejít a jaké úkony ještě zbývají. Podle konkrétního uspořádání to může být vyzvednutí věcí nebo opětovné shromáždění u doprovodu. Sdílejte jeden konečný harmonogram s dodavatelem, dopravním kontaktem a vedoucím akce a jasně označte odhady. V den akce řešte změny přes dohodnutý kontakt. Potvrďte odpovědnost za transfery a doprovod, aby přechod k další části dne proběhl hladce.