Anwesenheit bedeutet nicht automatisch Zustimmung
In einer Firmengruppe können Interessen, Selbstvertrauen und Bereitschaft zu körperlicher Aktivität stark variieren. Fragen Sie die Teilnehmenden, welche Informationen sie benötigen, um über ihre Beteiligung zu entscheiden. Stellen Sie begeistertes Mitmachen nicht als Prüfung des Teamgeists dar. Das Briefing sollte die Zusammensetzung ehrlich beschreiben und den Veranstalter fragen, wie das vorgeschlagene Programm darauf eingehen kann. Zuschauen oder andere Alternativen müssen angefragt und bestätigt werden; sie sind nicht automatisch möglich.
Relevante Bedürfnisse frühzeitig mitteilen
Sammeln Sie praktische Fragen zu Zugang, Kleidung, Verständigung und Wohlbefinden über eine geeignete Kontaktperson des Veranstaltungsteams. Geben Sie dem Anbieter die zur Beurteilung nötigen Informationen, ohne persönliche Angaben weiter als erforderlich zu verbreiten. Fragen Sie, wie Anweisungen vermittelt werden und wie Teilnehmende Fragen stellen oder um eine Pause bitten können. Eine englischsprachige Person zum Dolmetschen kann zum Team gehören. Eine internationale Gruppe kann darüber hinaus weitere Bedürfnisse haben, die vor der endgültigen Planung berücksichtigt werden sollten.
Das vereinbarte Erlebnis zutreffend beschreiben
Sobald der Veranstalter das Format bestätigt hat, informieren Sie die Gruppe über Ablauf und Wahlmöglichkeiten. Geben Sie Vorbereitungshinweise und nennen Sie eine Kontaktperson für Fragen. Formulieren Sie das Ziel konkret: Gemeinsam Sumo kennenzulernen lässt sich beschreiben, ohne eine bestimmte psychologische Wirkung oder einen Teameffekt zu versprechen. Holen Sie danach Rückmeldungen von aktiven Teilnehmenden und Zuschauenden ein. Ihre unterschiedlichen Erfahrungen helfen einzuschätzen, ob das Format zur Gruppe passte und was bei einer künftigen Buchung geändert werden sollte.