Anna külalistele valik, kuidas osaleda
Ettevõtte rühma võivad kuuluda väga erinevate huvide, enesekindluse ja kehalises tegevuses osalemise sooviga inimesed. Küsi osalejatelt, mida nad peavad teadma enne osalemisviisi otsustamist. Ära esita innukat osalemist meeskonnavaimu proovikivina. Ürituse lähteülesanne peaks koosseisu ausalt kirjeldama ja küsima korraldajalt, kuidas pakutav programm seda arvestab. Vaatlemist või muid alternatiive tuleks taotleda ning kinnitada, mitte eeldada.
Jaga olulisi vajadusi varakult
Kogu praktilised küsimused ligipääsu, riietuse, suhtlemise ja mugavuse kohta sobiva ürituse kontaktisiku kaudu. Anna teenusepakkujale programmi hindamiseks vajalik teave, levitamata isiklikke üksikasju laiemalt kui vaja. Küsi, kuidas juhiseid antakse ja kuidas osalejad saavad küsimusi esitada või pausi paluda. Inglise keele tõlk võib meeskonda kuuluda, kuid rahvusvahelisel rühmal võib olla lisavajadusi, mida tuleks enne ürituse lõplikku kinnitamist arvestada.
Kirjelda kokkulepitud elamust täpselt
Kui korraldaja kinnitab formaadi, räägi osalejatele, mida oodata ja millised osalemisvalikud on olemas. Lisa ettevalmistusjuhised ja selgita, kelle poole küsimusega pöörduda. Kirjelda elamust võimalusena sumot koos avastada, rühmale sobiva osalemisega. Pärast üritust küsi tagasisidet nii osalejatelt kui vaatlejatelt. Nende erinevad kogemused aitavad hinnata, kas formaat rühmale sobis ja mida tulevasel broneerimisel muuta.