Dajte hosťom na výber, ako sa zapoja
Firemná skupina môže zahŕňať ľudí s veľmi rozdielnymi záujmami, sebadôverou a ochotou zapojiť sa do fyzickej aktivity. Opýtajte sa účastníkov, čo potrebujú vedieť pred rozhodnutím o účasti. Nepredstavujte nadšené zapojenie ako skúšku tímového ducha. Zadanie podujatia má poctivo opísať rôznorodosť a zistiť od organizátora, ako jej program môže vyjsť v ústrety. Pozorovanie či ďalšie alternatívy treba vyžiadať a potvrdiť, nie predpokladať.
Relevantné požiadavky oznámte včas
Praktické otázky o prístupe, oblečení, komunikácii a pohodlí zhromaždite cez vhodnú kontaktnú osobu podujatia. Poskytovateľovi dajte informácie potrebné na posúdenie programu bez širšieho šírenia osobných údajov, než je nutné. Opýtajte sa, ako sa budú odovzdávať pokyny a ako môžu účastníci klásť otázky alebo žiadať prestávku. Tlmočník do angličtiny môže byť súčasťou tímu, ale medzinárodná skupina môže mať ďalšie potreby, ktoré treba zvážiť pred konečnou dohodou.
Opíšte dohodnutý zážitok presne
Po potvrdení formátu organizátorom povedzte účastníkom, čo očakávať a aké majú možnosti zapojenia. Zahrňte pokyny na prípravu a vysvetlite, koho kontaktovať s otázkou. Opíšte zážitok ako príležitosť spoločne objavovať sumo s účasťou vhodnou pre skupinu. Po podujatí pozvite k spätnej väzbe aktívnych účastníkov aj pozorovateľov. Ich rôzne skúsenosti pomôžu posúdiť, či formát skupine vyhovoval a čo zmeniť pri budúcej rezervácii.