Fortell om anledningen
Start med hva gruppen skal oppleve sammen: en kulturell innføring, en mulighet til å stille spørsmål eller en veiledet aktivitet som del av en større belønningsreise. Beskriv deltakerne og hvor godt de trolig kjenner sumo. Ikke gå ut fra at en aktivitet automatisk forbedrer samarbeidet eller gir et bestemt forretningsresultat. Et klart formål gir arrangøren et konkret grunnlag for planleggingen og arrangementsteamet et fornuftig utgangspunkt for evalueringen etterpå.
Velg et treningssted som passer gruppestørrelsen
En ekte ring passer best for grupper på opptil 20 personer. Standardopplegget på matter er beregnet på 10–30 deltakere, og større skreddersydde programmer kan arrangeres for opptil 200. Flere deltakere krever en konkret samtale om plass, bemanning, deltakelse og tidsplan; det er ikke bare å gjøre en liten økt større. Oppgi forventet antall personer, eventuell usikkerhet og når det endelige deltakerantallet vil være klart.
Planlegg dagen sammen med arrangementsteamet
Ta med ønsket by, aktuelle datoer, krav til treningsstedet, språkbehov og programmet rundt aktiviteten. Selve økten varer omtrent 90 minutter, mens ankomst, skifting og avreise må avklares. Oppgi hvem som koordinerer gruppen, og hvordan deltakernes spørsmål skal nå arrangøren. Vi anbefaler å bestille private økter minst to uker i forveien, og spesialønsker bør tas opp så tidlig som mulig. Be om et skriftlig forslag som beskriver avtalt opplegg, bemanning og ansvar, før aktiviteten markedsføres internt.