Palaa alkuperäiseen tavoitteeseen
Aloita tapahtumakuvaukseen kirjatusta tavoitteesta. Jos tavoitteena oli sumokulttuuriin tutustuminen, kysy, mitä osallistujat ymmärsivät tai mistä he kiinnostuivat. Jos tavoitteena oli ohjattu osallistuminen, kysy ohjeiden ja osallistumisvaihtoehtojen selkeydestä. Älä pidä läsnäoloa tai innostuneita valokuvia todisteena tiimin laajemmasta kehittymisestä. Hyödyllinen arvio mittaa todella suunniteltua kokemusta, jolloin johtopäätöksistä on helpompi keskustella kollegojen ja palveluntarjoajan kanssa.
Kysy muutama täsmällinen kysymys
Pyydä vieraita kommentoimaan valmistautumistietoja, viestintää, kulttuurin selittämistä ja toteutuksen sopivuutta. Kysy myös, mikä jäi epäselväksi tai olisi voitu järjestää paremmin. Kuule katsojia aktiivisten osallistujien lisäksi, sillä he ovat voineet kokea ohjelman eri tavalla. Pidä palaute riittävän lyhyenä, jotta sen voi antaa tapahtuman ollessa tuoreessa muistissa. Pitkää kyselyä ei tarvita sen huomaamiseen, että saapumis- tai pukeutumisohjeet olisivat ansainneet enemmän huomiota.
Arvioi harjoitus ja matkajärjestelyt
Arvioi itse harjoituksen rinnalla kuljetukset, kokoontuminen, vaatteiden vaihtaminen ja lähtö sekä tunnista kunkin osan vastuuhenkilö. Näin erillinen kuljetusviive ei johda väärään arvioon ohjauksesta eikä hyvä aktiviteetti peitä vältettävissä olevaa koordinointiongelmaa. Jaa olennainen palaute järjestäjälle ja säilytä lyhyt kirjaus tulevaa suunnittelua varten. Kirjaa vahvistetut tosiasiat ja osallistujien havainnot erilleen omasta tulkinnastasi, jotta seuraavalla tapahtumatiimillä on konkreettista opittavaa.