Vend tilbage til det oprindelige formål
Begynd med det mål, der stod i arrangementsbeskrivelsen. Hvis målet var en introduktion til sumokulturen, så spørg, hvad deltagerne forstod eller blev nysgerrige på. Hvis det var deltagelse under vejledning, så spørg, om instruktioner og deltagelsesvalg var tydelige. Undgå at betragte fremmøde eller begejstrede billeder som bevis på en bredere forbedring af holdet. En brugbar evaluering vurderer den oplevelse, der faktisk var planlagt, så konklusionerne bliver lettere at drøfte med kolleger og leverandør.
Stil nogle få konkrete spørgsmål
Bed de fremmødte kommentere forberedelsesoplysninger, kommunikation, kulturformidling og formatets egnethed. Medtag et spørgsmål om, hvad der var uklart eller kunne være bedre arrangeret. Spørg både tilskuere og aktive deltagere, da de kan have oplevet programmet forskelligt. Hold tilbagemeldingen kort nok til at udfylde, mens oplevelsen er frisk i hukommelsen. Et langt spørgeskema er ikke nødvendigt for at opdage, at ankomstvejledning eller påklædningsanvisninger krævede mere opmærksomhed.
Vurder både træningen og transportforholdene
Gennemgå selve træningen sammen med transport, samling, omklædning og afgang, og angiv, hvem der havde ansvar for hver del. Det hjælper med at undgå, at en uvedkommende transportforsinkelse bliver til en forkert vurdering af undervisningen, eller at en god aktivitet skjuler et koordineringsproblem, som kunne være undgået. Del relevant feedback med arrangøren, og gem en kort oversigt til fremtidig planlægning. Registrér bekræftede fakta og deltagernes observationer adskilt fra jeres egen fortolkning, så næste arrangementshold får noget konkret at lære af.