Räägi sündmusest
Alusta sellest, mida rühm peaks koos kogema: kultuurilist tutvustust, võimalust küsimusi esitada või juhendatud tegevust laiema motivatsiooniprogrammi osana. Kirjelda osalejaid ja nende tõenäolist tuttavust sumoga. Ära eelda, et tegevus automaatselt parandab meeskonnatööd või annab ärilise tulemuse. Selge eesmärk annab korraldajale praktilise lähtekoha planeerimiseks ning üritusmeeskonnale mõistliku aluse elamuse hilisemaks hindamiseks.
Vali koht rühma suuruse järgi
Päris ring sobib kõige paremini kuni kahekümneliikmelistele rühmadele. Tavapärane matiformaat teenindab kümmet kuni kolmekümmet osalejat, suuremad kohandatud programmid on saadaval kuni kahesajastele rühmadele. Suurem arv nõuab eraldi arutelu ruumi, meeskonna, osalemise ja ajakava üle; seda ei tohiks võtta väikese tunni lihtsa suurendusena. Jaga eeldatavat osalejate arvu, selle ebakindlust ja aega, millal lõplik arv selgub.
Planeeri päev koos ürituse meeskonnaga
Lisa eelistatud linn, võimalikud kuupäevad, kohanõuded, keelelised vajadused ja ülejäänud ürituse graafik. Programm kestab ligikaudu üheksakümmend minutit, saabumine, riietumine ja lahkumine vajavad kinnitamist. Ütle, kes rühma koordineerib ja kuidas osalejate küsimused korraldajani jõuavad. Privaatbroneeringuid soovitatakse teha vähemalt kaks nädalat ette ning erisoovid tuleks tõstatada võimalikult varakult. Küsi kirjalikku pakkumist kokkulepitud formaadi, meeskonna ja vastutustega enne tegevuse ettevõttesisest tutvustamist.