मेहमानों को भागीदारी का तरीका चुनने दें
कंपनी समूह के लोगों की रुचियां, आत्मविश्वास और शारीरिक गतिविधि में भाग लेने की इच्छा बहुत अलग हो सकती हैं। निर्णय से पहले प्रतिभागियों से पूछें कि उन्हें क्या जानना है। उत्साह से भाग लेने को टीम भावना की परीक्षा न बनाएं। आयोजन के विवरण में इस विविधता को ईमानदारी से बताएं और आयोजक से पूछें कि प्रस्तावित कार्यक्रम इसका ध्यान कैसे रख सकता है। केवल देखने या दूसरे विकल्पों का अनुरोध और पुष्टि करें; उन्हें अपने-आप उपलब्ध न मानें।
जरूरी आवश्यकताएं जल्दी बताएं
उपयुक्त आयोजन संपर्क के जरिए पहुंच, कपड़ों, संवाद और सहजता के व्यावहारिक सवाल इकट्ठा करें। प्रदाता को कार्यक्रम परखने की जरूरी जानकारी दें, व्यक्तिगत विवरण जरूरत से ज्यादा लोगों तक न फैलाएं। पूछें कि निर्देश कैसे दिए जाएंगे और प्रतिभागी सवाल या विराम का अनुरोध कैसे कर सकते हैं। टीम में अंग्रेजी दुभाषिया हो सकता है, लेकिन बहुराष्ट्रीय समूह की अतिरिक्त जरूरतों पर आयोजन अंतिम होने से पहले विचार करना चाहिए।
तय अनुभव का सटीक वर्णन करें
आयोजक से प्रारूप पक्का होने पर उपस्थित लोगों को अपेक्षित अनुभव और भागीदारी के उपलब्ध विकल्प बताएं। तैयारी के निर्देश और सवाल के लिए संपर्क दें। अनुभव को मिलकर सूमो जानने के अवसर के रूप में बताएं, जिसमें भागीदारी समूह के अनुरूप होगी। आयोजन के बाद सक्रिय प्रतिभागियों और दर्शकों, दोनों से प्रतिक्रिया लें। अलग अनुभवों से पता चलेगा कि प्रारूप समूह के अनुकूल था या नहीं और अगली बुकिंग में क्या बदलना चाहिए।